Ukládací jednotka
Prvek Ukládací jednotka (číslo) slouží k zápisu identifikátoru fyzického uložení jednotek popisu. Ukládací jednotky (UJ) se vytvářejí při editaci jednotky popisu nebo v záložce Uložení a jsou primárně odlišeny pomocí ukládacích čísel.
V jedné ukládací jednotce je možné uložit více jednotek popisu. Jedna jednotka popisu může být ve zvláštních případech uložena ve více ukládacích jednotkách. Jedná se o situace, kdy je prvek opakovatelný (viz Další evidenční jednotky ve složce), nebo nastavení, kdy může jeden záznam ukládací jednotky zahrnovat více ukládacích čísel (viz Uložení s rozsahem).
Při vytváření ukládací jednotky se povinně určuje způsob uložení (karton, fascikl, samostatně apod.). To umožňuje určit, zda se jedná o množstevní evidenční jednotku (hromadinu).
Neplatným stavem je přiřazení více ukládacích jednotek, které jsou hromadinami, k jedné jednotce popisu. Jednotka popisu na jedné úrovni nemůže popisovat více množstevních evidenčních jednotek.
U tzv. složky manipulačního seznamu (jednotky popisu) je rovněž možné použít pouze jednu hodnotu UJ, pokud je daná jednotka popisu množstevní složkou. Více ukládacích jednotek je možné připojit ke složce s typem logická (viz Další evidenční jednotky ve složce).
Hodnota ukládací jednotky se dědí na nižší úrovně popisu a v případě potřeby je možné ji přetížit jinou hodnotou. Výhodné je to například u archiválií, které jsou nedílnou součástí spisů (množstevních evidenčních jednotek), ale z různých důvodů (např. konzervátorských) jsou uloženy odděleně v rámci samostatné ukládací jednotky. V těchto případech nemusí být vždy zakládána společná logická složka a na nižší úrovni vytvořena pro každou ukládací jednotku samostatná složka s množstevní EJ.
Viz kapitola 4.2.10 Ukládací jednotka (číslo) Základních pravidel pro zpracování archiválií.
Uložení a ukládací jednotky
Ukládací jednotky se na úrovni archivního souboru spravují v záložce Uložení a připojují se k jednotkám popisu. Ukládací jednotka musí být jednoznačná v rámci celého archivního souboru.
V základní podobě je ukládací jednotka tvořena přirozeným číslem s určením typu uložení (karton, fascikl, samostatně).
Způsob uložení
Způsob uložení je významný pro určení, zda se jedná o hromadinu, a následný výpočet evidenčních jednotek. V případě samostatně uložených archiválií (například úřední kniha) se obvykle uvede samostatně. U archiválií, které jsou uloženy v kartonu (speciální archivní krabici), se určí ukládací jednotka typu karton.
Základní způsoby uložení jsou:
karton
fascikl
samostatně
Při použití rozšíření Uložení s typem ukládací jednotky jsou k dispozici další hodnoty způsobu uložení pro nezpracované archiválie:
balík
pořadač
Způsob uložení samostatně se při výše uvedeném rozšíření nahradí podrobnější nabídkou:
svazek (kniha)
etuje
kartotéční zásuvka
tubus
audiokazeta
kompaktní disk
videokazeta
digitální disk
krabička
jiné
Poznámka
Ukládací jednotka se způsobem uložení karton, fascikl, balík a pořadač se započítá jako příslušná množstevní evidenční jednotka (včetně datace), pokud je u dané jednotky popisu (nebo na vyšší úrovni dané větve) uvedena hodnota prvku Typ složky množstevní EJ (mimo jiné dojde též k započtení všech kartonů s přílohami spisů, které jsou uloženy odděleně).
Ukládací jednotka se způsobem uložení samostatně, popřípadě podrobnější nabídkou (svazek, etuje, tubus aj.), se nikdy nezapočítá jako množstevní evidenční jednotka (hromadina). Pokud je tato jednotka popisu podřízena množstevní složce (například přílohy spisů, které jsou uloženy odděleně), je do příslušného typu hromadiny započítána pouze datace.
Varování
Ukládací jednotky se způsobem uložení balík a pořadač je možné použít u jednotky popisu pouze v případě způsobu pořádání základní popis.
Složené ukládací číslo
Ukládací číslo se nemusí vyskytovat jen v jednoduché podobě sestávající z prostého čísla, ale může obsahovat i další alfanumerické znaky. Složená podoba má tuto strukturu:
<prefix><číslo><postfix>
Prefix je libovolný řetězec, stejně tak i postfix. Číslo je vždy přirozené číslo.
Složená podoba ukládacího čísla se pro daný archivní soubor aktivuje v rozšíření Uložení s prefixem.
Metráž ukládací jednotky
Pro snadnější editaci prvku Rozsah archivní pomůckou zpřístupněných archiválií během agregace úvodu archivní pomůcky je možné při popisu ukládací jednotky použít volitelný prvek Metráž ukládací jednotky (v bm).
Prvek se nabízí ve formuláři pro popis ukládací jednotky po aktivaci rozšíření Uložení s metráží.
Lokace archiválií
Pro snadnější orientaci v depozitáři je možné doplnit popis ukládací jednotky o volitelné prvky, popisující uložení archiválií v prostorách archivu:
Prvek se nabízí ve formuláři pro popis ukládací jednotky po aktivaci rozšíření Uložení s lokací.
Varování
Při použití prvků pro lokaci archiválií je nutné počítat s možnými změnami uložení archiválií v čase. Využití hromadných úprav popisu ukládacích jednotek je omezeno mírou podrobnosti příslušných prvků, zejména prvku Police, který je společný menšímu množství ukládacích jednotek. Orientaci v depozitáři na této úrovni zajišťují především štítky ukládacích jednotek.
Nastavení uložení
Způsob popisu ukládacích jednotek v daném archivním souboru je možné podrobněji určit v Nastavení uložení.