Výpočet evidenčních jednotek
Aplikace Elza umožňuje provést výpočet evidenčních jednotek (EJ) pro evidenci Národního archivního dědictví (NAD) v souladu se Základními pravidly pro zpracování archiválií a metodikou pro vedení evidence NAD.
Smyslem evidenčních jednotek je kvantifikace archiválií ve smyslu majetkové evidence.
Evidenční jednotky jsou vypočteny na základě vytvořeného archivního popisu, určení jednotlivých úrovní popisu a jeho podrobnosti.
Předpokladem správného výpočtu evidenčních jednotek je zpracování archivního souboru, resp. jeho části v souladu s pravidly popisu a způsobem jejich implementace v aplikaci Elza.
Evidenční jednotky mohou být úspěšně vypočteny také u nezpracovaných archiválií, respektive množstevních evidenčních jednotek pro nezpracované archiválie (balíky, pořadače) nebo jednotlivin (filmové pásy, gramofonové desky, audiokazety aj.). Podrobněji viz Základní popis.
Způsob výpočtu
Pro výpočet evidenčních jednotek slouží dvě samostatné funkce se shodným způsobem provedení:
Agregace úvodu – závazný výpočet, jehož výsledek se ukládá do úvodu a tiráže archivní pomůcky (prvek Počet evidenčních jednotek zpřístupněných archivní pomůckou) a je zdrojem hodnot v tiskových výstupech Archivní pomůcka (manipulační seznam) a Archivní pomůcka (inventář, katalog).
Výpočet a vizualizace evidenčních jednotek – volitelný nástroj pro nezávazné ověření a zobrazení výsledku přímo u jednotek popisu; nemá vliv na obsah archivní pomůcky.
- Východiska výpočtu:
tvůrce popisu správně určí úroveň popisu a odliší jednotlivé druhy úrovní (série, složky, jednotlivosti a části jednotlivosti)
v případě úrovně popisu složka správně určí typ složky
v případě jednotlivosti nebo složky s typem EJ určí správně typ archiválie a počet.
Výsledkem výpočtu v příslušném výstupu je tabulka s řádky dle typů evidenčních jednotek, uvedením jejich počtu a datace.
Poznámka
Zjištěné hodnoty evidenčních jednotek se souhrnně uvádějí v úvodu a tiráži archivní pomůcky prostřednictvím prvku Počet evidenčních jednotek zpřístupněných archivní pomůckou.
V seznamu jednotek popisu jsou s výjimkou evidenčních jednotek karton a fascikl zobrazeny pomocí prvků Typ archiválie, Počet archiválií a příznaku EJ, který určuje, že daná hodnota je současně evidenční jednotkou.
Dále viz Typ archiválie a Výpočet a vizualizace evidenčních jednotek.
Postup výpočtu
Výpočet prochází hierarchii popisu od vyšších úrovní směrem níže a v rámci jedné jednotky popisu je rozdělen do několika fází. Výsledkem jednotlivé fáze výpočtu je buď žádná akce, zvýšení počtu evidenčních jednotek nebo ukončení posuzování hlubších úrovní. Pokud fáze není označena jako finální, následuje přechod na další fázi.
V první fázi jsou nejprve vyjmuty jednotky popisu, které jsou zneplatněny (Zneplatněný záznam) nebo propojeny s jinou jednotkou popisu, a to jedním z prvků popisu: Pevné spojení nebo Souvislost s jinou EJ.
V druhé fázi výpočtu se hledá prvek popisu Další evidenční jednotky ve složce. Pokud prvek popisu existuje, započte se hodnota uvedená v daném prvku a specifikaci.
Ve třetí fázi se ověří, zda se jedná o neevidovanou jednotlivost uloženou v kartonu, fasciklu, balíku či pořadači. Pokud ano a příslušná ukládací jednotka nebyla doposud započtena, je přidána a přeruší se další zpracování jednotky popisu včetně podřízených.
Čtvrtá fáze se provede v případě, kdy jednotka popisu je:
složka s typem EJ a uvedeným počtem archiválií
- jednotlivost s uvedením typu archiválie,
jejímž rodičem je série nebo logická složka
V uvedených případech se započte daný počet archiválií (EJ) a přeruší se další zpracování jednotky popisu včetně podřízených.
V páté fázi se započte složka s typem Množstevní EJ, respektive všechny ukládací jednotky uvedené na dané úrovni nebo podřízených jednotkách popisu se způsobem uložení karton, fascikl, balík či pořadač. K započtení dojde jen v případě, že daná ukládací jednotka nebyla doposud započtena.
Poslední fází je započtení evidenčních jednotek v případě digitální složky. Digitální složka je započtena jako Digitální archivní jednotka (DAJ).
Poznámka
Ukládací jednotka se způsobem uložení karton, fascikl, balík a pořadač se započítá jako příslušná množstevní evidenční jednotka (včetně datace), pokud je u dané jednotky popisu (nebo na vyšší úrovni dané větve) uvedena hodnota prvku Typ složky množstevní EJ (mimo jiné dojde též k započtení všech kartonů s přílohami spisů, které jsou uloženy odděleně).
Ukládací jednotka se způsobem uložení samostatně, popřípadě podrobnější nabídkou (svazek, etuje, tubus aj.), se nikdy nezapočítá jako množstevní evidenční jednotka (hromadina). Pokud je tato jednotka popisu podřízena množstevní složce (například přílohy spisů, které jsou uloženy odděleně), je do příslušného typu hromadiny započítána pouze datace.