Typ složky

Prvek Typ složky se používá výhradně pro úroveň popisu složka, kde je povinný. Tento prvek umožňuje přesněji určit, co je obsahem složky a zda je složka, popřípadě podřízené jednotky popisu, evidenční jednotkou. Složka musí být jedním z následujících typů:

Logická složka

Složka je logická pokud sama o sobě není evidenční jednotkou. Tento typ složky může být použit pro vyjádření podrobnější hierarchie v rámci popisu archiválií.

Jsou možné dva hlavní způsoby užití logické složky:

  1. Složka, která obsahuje více samostatných evidenčních jednotek, popsaných na podřízených úrovních složkou s množstevní EJ, složkou s typem EJ, složkou digitální nebo jednotlivostmi. Příkladem může být situace, kdy jsou archiválie s částečně shodným popisem fyzicky rozděleny do dvou kartonů a tvoří tak dvě evidenční jednotky. Může se jednat také o archiválie, které jsou nedílnou součástí spisů (množstevních evidenčních jednotek), ale z různých důvodů (např. konzervátorských) jsou uloženy odděleně v rámci samostatné ukládací jednotky, kdy je pro každou ukládací jednotku vytvořena samostatná složka s množstevní EJ.

  2. Složka, která prohlubuje popis složky s množstevní EJ nebo složky digitální. Příkladem může být rozdělení obsahu jednoho kartonu do několika částí dle datace vzniku nebo jiných hledisek, popřípadě podrobnější popis na nižší úrovni.

U logické složky se obvykle neuvádí ukládací jednotka.

Prvek ukládací jednotka je možné u logické složky použít v případech, kdy jí podřízené složky a jednotlivosti mají shodné uložení, které poté není nutné opakovat u jednotlivých jednotek popisu.

V případě tzv. složky manipulačního seznamu je možné u logické složky použít prvek ukládací jednotka opakovaně. Současně je možné k ní pomocí zvláštního prvku popisu přidat evidenční jednotky pro jednotliviny (viz Další evidenční jednotky ve složce).

Viz pravidla pro uložení.

Logickou složku je možné použít také pro popis jiných druhů archiválií, které jsou nedílnou součástí spisů (množstevních evidenčních jednotek), na rozdíl od archiválií zahrnutých do složek s typem EJ (jednotlivin). Pokud je u logické složky uveden typ archiválie a počet archiválií, nejsou tyto archiválie vykazovány jako evidenční jednotky (např. fotografie, technické výkresy nebo tisky jako přílohy spisů; viz ZP 2.9.2).

V rámci jedné větve popisu může být tento typ složky použit opakovaně.

Množstevní EJ

Složka je typu množstevní EJ, pokud se jedná o hromadinu, která je současně evidenční jednotkou. Vhodným příkladem je spis uložený v kartonu nebo fasciklu v archivní pomůcce, balík nebo pořadač v základním popisu apod.

U tohoto typu složky je nutné uvést ukládací jednotku.

Hodnota ukládací jednotky může být v případě potřeby uvedena pomocí přetížení dědičnosti také na podřízených úrovních (logických složkách nebo jednotlivostech). Výhodné je to například u archiválií, které jsou nedílnou součástí spisů (množstevních evidenčních jednotek), ale z různých důvodů (např. konzervátorských) jsou uloženy odděleně v rámci samostatné ukládací jednotky. V těchto případech nemusí být vždy založena společná logická složka a na nižší úrovni vytvořena pro každou ukládací jednotku samostatná složka s množstevní EJ.

V případě tzv. složky manipulačního seznamu je možné k množstevní složce přidat pomocí zvláštního prvku popisu další evidenční jednotky pro jednotliviny (viz Další evidenční jednotky ve složce).

V rámci jedné větve popisu může být tento typ složky použit maximálně jednou.

Poznámka

U složky s množstevní EJ se druh ani počet evidenční jednotky (prvky ZP 4.2.8 a 4.2.9) nezadávají ručně. Sama složka představuje jednu evidenční jednotku; její druh výpočet EJ odvodí z typu ukládací jednotky (karton → kar, fascikl → fas) a počet stanoví na 1. Pro správné vykázání EJ tedy stačí zvolit typ složky množstevní EJ a uvést ukládací jednotku – doplňovat druh či počet EJ jako samostatný prvek popisu je chybné.

S typem EJ

Složka s typem EJ se používá v případě, kdy složka obsahuje jednotliviny stejného typu, které jsou vykazovány jako evidenční jednotky. Vhodným příkladem může být složka fotografií, které nejsou součástí spisu.

U tohoto typu složky je nutné uvést typ archiválie, počet archiválií a ukládací jednotku.

V rámci jedné větve popisu může být tento typ složky použit maximálně jednou.

Digitální

Digitální složka se používá pro popis hromadiny uložené v digitálním archivu, která je vykazována jako Digitální archivní jednotka (DAJ). Hromadina může být digitální archiválií nebo částečně digitální a částečně analogová.

U digitální složky je nutné vždy uvést prvek Uložení v DA. V případě existence analogové části se také uvede Ukládací jednotka.

V rámci jedné větve popisu může být tento typ složky použit maximálně jednou.