Způsob pořádání

Prvek Způsob pořádání slouží pro určení hloubky a podrobnosti archivního popisu v daném archivním souboru nebo jeho části a související kontrolu pravidel popisu.

Hodnota prvku má dopad na všechny podřízené jednotky popisu a obvykle je nastavena pro celý archivní soubor. Pokud k archivnímu souboru existuje více archivních pomůcek, které se liší mírou podrobnosti, uvede se příslušná hodnota na úrovni série, respektive kořenové úrovni archivní pomůcky.

Pokud je třeba prohloubit archivní popis pouze v konkrétní části archivní pomůcky, respektive archivního souboru, nastaví se prvek na příslušné sérii nebo složce. Například na úrovni soubor může být uvedena hodnota inventář a na podřízené sérii či složce hodnota katalog.

Viz kapitola 3.4 Základních pravidel pro zpracování archiválií.

Dostupné způsoby pořádání:

• manipulační seznam

• inventář

• katalog

• starší pomůcka

• základní popis

Starší pomůcka

Pro import archivních pomůcek zpracovaných dle jiných pravidel je k dispozici speciální způsob pořádání starší pomůcka.

V tomto režimu jsou v archivním souboru kontrolována pouze základní pravidla hierarchie a ve formuláři jednotky popisu nejsou automaticky nabízeny doporučené/povinné prvky dle nových ZP.

Archivní popis starší pomůcky je možné následně přepracovat dle aktuálních pravidel. Před zahájením prací je třeba podle druhu připravované pomůcky změnit nastavení prvku Způsob pořádání na vyšší formu popisu (manipulační seznam, inventář nebo katalog).

Základní popis

Základní popis slouží pro popis nezpracovaných archiválií, respektive výchozí kontrolu popisu, který byl pořízen či importován v okamžiku výběru archiválií, převzat v rámci inherentního popisu (popisu vzniklého z činnosti původce) apod.

V tomto režimu jsou uplatněna pouze obecná pravidla popisu bez automatické nabídky doporučených/povinných prvků popisu dle nových ZP.

Základní popis umožňuje použití množstevních evidenčních jednotek pro nezpracované archiválie (balíky, pořadače).

V nabídce hodnot prvku Typ archiválie jsou mimořádně k dispozici specifikace, které jsou určeny výhradně pro popis nezpracovaných kinematografických filmů a zvukových archiválií, respektive evidenčních jednotek (filmové pásy, gramofonové desky, audiokazety aj.).

Základní popis zachovává povinnost prvku Původce, a kromě obvyklých nabízí jako volitelné níže uvedené speciální prvky:

• Role entit (TEXT)

• Další evidenční jednotky ve složce

Varování

Způsob pořádání základní popis není určen pro tvorbu archivních pomůcek dle ZP.