Role entit (TEXT)

Prvek Role entit (TEXT) je alternativním atributem pro prvek Role entit a slouží k jednoduššímu způsobu zachycení entit, vztahujících se v příslušné roli k jednotce popisu, aniž by byl zakládán strukturovaný archivní autoritní záznam dle Základních pravidel pro zpracování archiválií (ZP).

Prvek je vhodné využít při importu dat ze starších archivních pomůcek a jiných seznamů archiválií, při zpracování inherentního popisu ze systémů spisových služeb či jiných datových balíčků, nebo při uplatnění specializovaného popisu.

Prostřednictvím prvku jsou přebírána data v původním významu, zjednodušena a sjednocena jejich interpretace a reprezentace, ale zároveň je v maximálně možné míře zachována jejich (rozmanitá) struktura a umožněno další využití a zpracování v rámci tvorby archivního popisu dle ZP.

Prvek popisu je možný pouze při způsobu pořádání – Starší pomůcka nebo při specializovaném popisu některých konkrétních typů dokumentů (Korespondence).

Při jeho použití se nejprve uvede role entity ve vztahu k jednotce popisu, a následně textová hodnota archivní entity, jejíž popis je možné strukturovat pouze v rámci daného pole pomocí vhodně zvolených oddělovačů.

Hodnoty prvku se opakují, nemají povahu archivních autoritních záznamů, a neslouží pro tvorbu rejstříků.

Při exportu archivní pomůcky do výměnného formátu EAD je třeba počítat se zahrnutím hodnot prvku do elementu unittitle, který je určen pro prvek Obsah, regest.

Varování

Finální zařazení prvku do výměnného formátu EAD je aktuálně diskutováno (léto 2024) a budoucí řešení bude popsáno v Dokumentaci EAD.

Poznámka

Prvek Role entit (TEXT) je možné využít při filtrování v tabulkovém zobrazení a k vybraným jednotkám popisu následně hromadně napojit odpovídající přístupové body pomocí prvku Role entit.

Vztah k Základním pravidlům

V některých situacích by bylo možné uvažovat o využití prvku Role entit (TEXT) také při zpracování archiválií dle ZP, a to například při popisu anonymních a blíže neznámých entit, které jsou jinak uváděny v nestrukturované podobě pomocí textových prvků Obsah, regest aj.

Díky prvku Role entit (TEXT) by byla lépe zachována podrobnost dostupné informace ve smyslu určení příslušné role entit (specifikace dle ZP).

Samotná entita by byla popsána zjednodušeným způsobem kvůli nedostupnosti informací či jiným důvodům, které v dané chvíli brání založení plnohodnotného strukturovaného archivního autoritního záznamu (např. velké množství dat, existence omezení přístupnosti).

  • ZP 6.2.4 Základní principy tvorby přístupových bodů (anonymní a blíže neznámé entity)

  • ZP 7.2.2 Anonymní a blíže neznámé fyzické osoby

  • ZP 8.2.2 Anonymní a blíže neznámé rody/rodiny

  • ZP 9.2.4 Anonymní a blíže neznámé korporace

  • ZP 10.2.2 Anonymní a blíže neznámé události

  • ZP 11.2.4 Anonymní a blíže neznámá díla/výtvory

  • ZP 12.2.7 Anonymní, blíže neznámé a fiktivní geografické objekty

Podobným příkladem variantního popisu je textový záznam názvů autorských děl pomocí prvku Formální název jednotky popisu, kdy není použit přímý odkaz na strukturovaný záznam archivní entity prostřednictvím prvku Autorské dílo.

  • ZP 5.2.2 Název autorského díla – prvek byl sloučen s prvkem 4.2.4 Formální název jednotky popisu

Specifikace rolí

U prvku Role entit (TEXT) je možné použít s výjimkou specifikací Katalogizační záznam a Sekundární klasifikace všechny role, které jsou v dané situaci možné u prvku Role entit, pokud je u dané jednotky popisu aktivní způsob pořádání Starší pomůcka.

Na rozdíl od prvku Role entit je u prvku Role entit (TEXT) dostupná také role Entita související s jednotkou popisu, a to pro případy, kdy není jisté, o kterou podtřídu entit se jedná.

Viz Pravidla pro role entit a PP_010 Role entit (TEXT) - možný u jednotky popisu.