3.3.5. Zneplatnění entit

Zneplatnění entity se provede akcí Smazat z nabídky v horním panelu.

Po potvrzení akce nelze zneplatněnou entitu vyhledat v levém panelu a není možné ji napojovat jako přístupový bod v modulu Archivní soubory.

Obsah záznamu zneplatněné entity a prvků popisu je zachován, včetně jedinečného ID a UUID, které umožňuje obnovení záznamu entity a brání jejímu opětovnému převzetí z CAM.

Varování

Entita určená ke zneplatnění pomocí akce Smazat nemůže být napojena k jednotce popisu v modulu Archivní soubory. Pokud je entita stále platným přístupovým bodem, správným způsobem zneplatnění je akce Odstranit duplicitu, kdy vazby k jednotkám popisu zůstanou zachovány v rámci nahrazující entity. Řešení důsledků zneplatnění v externím systému CAM viz Zneplatnění a externí systémy.

Zneplatnění a související entity

Odstranění archivních entit prostřednictvím funkcionality Smazat má důsledky nejen pro samotné zneplatněné entity, ale i pro jejich výskyt v záznamech jiných entit.

Zneplatněné související entity zůstávají po svém odstranění součástí záznamů návazných entit, a to i v případě entit ve stavu ke schválení (srov. Odstraňování duplicit). Přítomnost zneplatněné související entity v záznamu entity ve stavu ke schválení je překážkou schválení záznamu. Přítomnost zneplatněné související entity v záznamu entity, která je napojena na jednotku popisu v modulu Archivní soubory, je překážkou exportu archivního souboru.

Entity, které zůstávají po svém zneplatnění napojené k záznamům jiných entit, je možné ze záznamu smazat nebo nahradit prostřednictvím editace záznamu entity.

Pro vyhledání entit určených k odstranění a jejich výskytu v záznamech jiných entit (zejména v problematickém stavu entity ke schválení) je možné využít nástroje Rozšířeného filtru.

Zneplatnění a externí systémy

Entity zneplatněné v externím systému CAM a současně napojené na jednotky popisu v modulu Archivní soubory nejsou automaticky zneplatněny v Elza, ale zůstanou v původním stavu entity a dojde u nich ke změně stavu synchronizace na Nesynchronizuje se.

Zneplatnění je možné po odpojení entity od jednotky popisu a aktualizaci záznamu entity, kdy se entita změní do stavu Zneplatněná a stavu synchronizace Aktivní synchronizace.

Postup:

1. entita napojená k jednotce popisu, zapsaná v CAM a ve stavu Aktivní synchronizace v Elza

2. zneplatnění entity v CAM

3. entita v Elza ve stavu Nesynchronizuje se

4. vyhledání entity

5. zjištění přítomnosti entity v modulu Archivní soubory (akce Místa použití)

6. zrušení vztahu mezi entitou a jednotkou popisu (prvek Role entit aj.)

7. aktualizace záznamu entity (akce Aktualizovat údaje)

8. automatické zneplatnění entity v Elza (entita ve stavech Zneplatněná a Aktivní synchronizace)

Entity zneplatněné v externím systému CAM, které jsou součástí záznamů návazných entit v modulu Archivní entity, jsou automaticky zneplatněny v Elza. Přítomnost zneplatněné související entity v záznamu návazné entity je v rámci validace vyhodnocována jako nesrovnalost.

Pokud je návazná entita se vztahem ke zneplatněné související entitě napojena na jednotku popisu v modulu Archivní soubory, není možné provést export archivního souboru.

Příslušná chybová hláška obsahuje ID zneplatněné entity, které lze použít pro její vyhledání.

Návazné entity s problematickým vztahem k souvisejícím zneplatněným entitám je možné vyhledat pomocí Rozšířeného filtru, a to po dočasném obnovení související zneplatněné entity v Elza.

Export archivního souboru je možný po odpojení související zneplatněné entity od záznamu návazné entity v Elza, která je napojena na jednotku popisu daného souboru. Po opětovné aktualizaci záznamu související entity se tato entita změní do stavu Zneplatněná.

Postup:

1. entita A napojená k entitě B, zapsaná v CAM a ve stavu Aktivní synchronizace v Elza

2. zneplatnění entity A v CAM

3. entita A v Elza ve stavu Zneplatněná

4. neúspěšný export archivního souboru, který obsahuje entitu B jako přístupový bod

5. vyhledání zneplatněné entity A podle ID a její dočasné obnovení (Obnovit entitu)

6. zjištění (vyhledání) návazné entity B podle vztahu k související entitě A (Rozšířený filtr)

7. zrušení vztahu mezi entitami A a B (editace záznamu entity)

8. úspěšný export archivního souboru s entitou B jako přístupovým bodem

9. aktualizace záznamu entity A (akce Aktualizovat údaje)

10. automatické zneplatnění entity A v Elza (entita ve stavu Zneplatněná)

Obnovení entity

Zneplatněné nebo deduplikované entity je možné obnovit pomocí funkcionality Obnovit entitu z nabídky v horním panelu.

Entity jsou nehledě na svůj stav před zneplatněním nebo deduplikací obnoveny vždy ve stavu Nová a musí znovu projít procesem schválení, pokud nebyly odeslány do externího systému a není možné je z daného systému aktualizovat ve stavu Schválená.

Pro obnovení entity je nutné oprávnění Zakládání a změny nových pro danou oblast entit.

Poznámka

Zneplatněnou entitu nelze vyhledat v levém panelu, ale je možné ji zobrazit pomocí ID vloženého do URL v příkazovém řádku prohlížeče: …/entity/[ID entity]