3.2.1. Úvodní obrazovka
Úvodní obrazovka modulu Archivní soubory slouží jako přehled všech archivních souborů, ke kterým má právě přihlášený uživatel přístup.
Horní panel
V kontextové části horního panelu se nachází obecné ovládací prvky:
Nový AS
Slouží k vytvoření nového archivního souboru. Pro jeho úspěšné založení je nutné vyplnit:
Název (POVINNÉ)
Kód pro podrobnější identifikaci archivního souboru v systému
Instituce (POVINNÉ)
Instituce pořádající archivní soubor.
Pravidla tvorby (POVINNÉ)
Pravidla, podle kterých bude archivní soubor pořádán.
Oblast entit (POVINNÉ)
Oblasti, z nichž bude možné napojovat entity k archivnímu souboru jako přístupové body.
Správci
Uživatelé, jimž jsou při vytvoření archivního souboru přidělena všechna oprávnění k jeho správě (Čtení, Pořádání, Tvorba výstupů, Export, Spouštění hromadných akcí, Drobné úpravy, Verzování a editace, Správa lektorování).
Číslo archivního souboru
Datace
Značka archivního souboru
Poznámka
Interní kód je používán například ve státních oblastních archivech, kde jsou do jedné instance ELZA shromážděny archivní soubory jednotlivých státních okresních archivů (SOkA) a samotné Číslo archivního souboru přebírané ze systému pro evidenci NAD (PEvA) proto není jedinečné. Hodnotu interního kódu pak zpravidla tvoří zkratka příslušného SOkA a číslo archivního souboru.
Vyhledat v arch. souborech
Vyhledání záznamů obsahujících určitou hodnotu ve všech archivních souborech.
Funkce je dostupná nejen z přehledu archivních souborů na úvodní obrazovce modulu Archivní soubory, ale také z horního panelu na domovské stránce nebo při zobrazení konkrétního archivního souboru.
Po aktivaci funkce dojde k zobrazení plovoucího okna, kde je možné zadat hledaný výraz.
K dispozici je obecné fulltextové vyhledávání (ikona ),
které nezohledňuje velikost písmen, diakritiku nebo pořadí slov v příslušném dotazu.
Příslušný index ignoruje interpunkci a další speciální znaky.
Další možností je použití filtrů dle prvků popisu (ikona 
),
které hledají přesně dle zadaného řetězce a respektují velikost písmen, diakritiku nebo pořadí slov.
Filtry k vybraným prvkům popisu lze v konfiguraci ELZA připnout přímo do plovoucího okna,
nebo vybrat z nabídky všech dostupných prvků v menu.
Kromě univerzálních dotazů (Je / Není, Vyplněn / Nevyplněn) se v závislosti na datovém typu nabízejí různé operace pro vyhledávání. U textových prvků popisu je možné hledat dle částečné shody (Obsahuje), další možnosti jsou dostupné u datací (Před / Po, Spadá zcela do / Spadá částečně do), číselných hodnot (Menší než / Větší než, Menší nebo rovno, Větší nebo rovno) apod.
Srov. Tabulkové zobrazení
Vyhledat v archivních souborech – dotaz
Z přehledu výsledků je možné přejít na konkrétní záznam.
Při opětovném vyvolání dialogu jsou zachovány výsledky posledního vyhledávání a je možné se k nim vrátit.
Po změně hodnot v archivním popisu a použití již dříve zadaného dotazu je třeba občerstvit výsledky vyhledávání (ikona 
).
Vyhledat v archivních souborech – nalezené záznamy
Varování
Funkcionalita Vyhledat v archivních souborech je dostupná u prvků popisu těchto datových typů:
ENUM
STRING
TEXT
UNITDATE
INT
DECIMAL
RECORD_REF
STRUCTURED
URI_REF
FILE_REF
UNIT_ID
COORDINATES
BIT
U datových typů odlišených kurzívou jsou k dispozici pouze operace Vyplněn / Nevyplněn.
Funkcionalitu nelze použít pro vyhledání hodnot prvků popisu těchto datových typů:
DATE (není indexováno)
FORMATTED_TEXT (bude zrušeno a změněno na TEXT)
JSON_TABLE (je součástí výstupů)
Prvky Ukládací jednotka, Druh omezení přístupnosti a Příloha jsou vyhledány pouze v případě napojení k jednotce popisu.
Pro vyhledávání dle přesné shody (Je) u prvků datového typu URI_REF je třeba zadat serializovanou hodnotu ve tvaru:
[URI];[Popisek]
Kromě filtrů dle prvků popisu lze vyhledat jednotky popisu také podle dalších vlastností:
- Chyba
Dle popisu nesrovnalosti vyhledá záznamy s chybnými hodnotami.
- Chybějící prvek
Dle popisu nesrovnalosti vyhledá záznamy s chybějícími hodnotami prvků popisu.
- UUID
Vyhledá jednotku popisu dle UUID.
Varování
U funkcionality Vyhledat v archivních souborech jsou v zájmu zachování stability aplikace uplatněna technická omezení při zpracování dotazu. V případě uplatnění omezení je uveden rozdíl mezi nalezenými a zobrazenými záznamy. Při zobrazení neúplného přehledu vyhledaných záznamů je třeba dotaz zpřesnit pomocí dalších filtrů.
Poznámka
Další možnosti hledání dle přesné shody v konkrétním archivním souboru jsou k dispozici ve filtrech Tabulkového zobrazení.
Import
Slouží k přidání nového archivního souboru z externího souboru. Uvádí se:
Oblast entit (POVINNÉ)
Oblast, do níž se naimportují archivní entity napojené k archivnímu souboru jako přístupové body.
Soubor (POVINNÉ)
Levý panel
V levém panelu se nachází výpis všech uživateli přístupných nebo jím vyhledaných archivních souborů, včetně jejich identifikace podle názvu, čísla, značky aj.
Základní vyhledávání (ikona ) nezohledňuje velikost písmen,
ale respektuje diakritiku nebo pořadí slov v příslušném dotazu.
Další možností je použití filtrů, které hledají přesně dle zadaného řetězce a respektují velikost písmen, diakritiku nebo pořadí slov.
Odkaz otevírá aktuální verzi archivního souboru.
Poznámka
Informace o instituci se zobrazuje pouze u instancí, kde jsou spravovány archivní soubory více institucí (např. státní oblastní archivy s archivními soubory jednotlivých státních okresních archivů).
Zobrazené záznamy je možné stáhnout do CSV včetně dalších informací o archivním souboru, příslušné instituci nebo kořenové jednotce popisu (ID, UUID aj.).
U každého záznamu jsou k dispozici akce (ikona 
) pro základní správu archivních souborů:
Upravit vlastnosti
Umožňuje změnit některé základní údaje o archivním souboru.
Změnit pravidla
Umožňuje změnit pravidla používaná při zpracování archivního souboru.
Nová verze AS
Vytvoří novou verzi archivního souboru a uzavře verzi předešlou.
Nastavení lektorování
Umožňuje spravovat protokoly lektorování a přidělovat uživatelům oprávnění pro čtení a zápis připomínek.
Export
Vytvoří soubor, který je možné importovat do ELZA nebo využít pro publikaci. Při exportu lze uplatnit příslušný filtr.
Vymazání historie změn
Odstraní historii změn v daném archivním souboru.
Smazat AS
Smaže archivní soubor.
Pravý panel
Panel slouží pro zobrazení dalších informací o archivních souborech.
Jedná se zejména o přehled výstupů a přesně datovaných verzí vybraného archivního souboru s možností zobrazení pomocí odkazů.
Oblasti, z nichž je možné napojovat entity k archivnímu souboru jako přístupové body, lze upravit ve Vlastnostech archivního souboru.