3.3.7. Stav archivní entity
Každá archivní entita uložená v aplikaci Elza má svůj stav, který určuje její pozici v procesu schvalování archivních entit. Podle stavu entity je možné vyhledávat a filtrovat v levém panelu. Při kontrole archivního popisu v modulu Archivní soubory je ověřován stav napojené archivní entity. Pokud entita není ve stavu schválená, je na toto uživatel upozorněn. Entitu nelze schválit, pokud neprošla validací v modulu Archivní entity a obsahuje nesrovnalosti.
- Možné stavy entit:
nová
ke schválení
k doplnění
schválená
Viz metodická část Archivní entity.
V Administraci jsou k dispozici samostatná oprávnění umožňující v dané oblasti zakládat nové entity, tyto schvalovat a dále měnit jejich stav.
Změna stavu
Změna stavu entity se provede v dialogu vyvolaného volbou Změnit vlastnosti entity z menu v horním panelu.
Při změně stavu je možné zadat doplňující komentář nebo entitu přesunout mezi oblastmi. U entit, které nejsou propojeny se systémem CAM, je možné v odůvodněných případech (náprava chyb) měnit také třídu a podtřídu entity. Zařazení do oblasti není dovoleno měnit u entit ve stavu ke schválení.
Poznámka
Stav entity je možné měnit také prostřednictvím její revize, a to v okamžiku jejího potvrzení.
Schvalování entit
Při změně entity do stavu schválená je vyžadováno splnění standardních podmínek dle Základních pravidel (validace entity, pravidlo „dvou párů očí“) a administrace Elza (oprávnění):
entita musí být ve stavu ke schválení
entita nesmí obsahovat nesrovnalosti (chyby výsledku validace)
uživatel, který změnil entitu do stavu ke schválení, nemůže být zároveň schvalovatelem dané entity
uživatel měnící entitu do stavu schválená musí disponovat oprávněním Schvalování archivních entit
Omezení akcí dle stavů entit
Entitu nelze změnit do stavu ke schválení, pokud výsledek validace archivní entity obsahuje nesrovnalosti.
Ve stavu ke schválení není možné měnit popis entity, včetně přiřazení k oblasti nebo podtřídě. Entitu ve zmíněném stavu není možné při odstraňování duplicit sloučit s entitou určenou k nahrazení (odstranění).
Ve stavu schválená je možné měnit popis entity, včetně její podtřídy, pouze v režimu revize dané entity.
Revizi archivní entity je možné vytvořit pouze u entit ve stavu nová, k doplnění nebo schválená. Záznam archivní entity s vytvořenou revizí lze upravit výhradně v režimu revize.
U entity ve stavu schválená je možné libovolně měnit její přiřazení k oblasti entit bez nutnosti vytvoření revize a následného opětovného schválení entity.
Záznamy entit ve stavu ke schválení a záznamy entit s vytvořenou revizí nelze aktualizovat z externího systému (Aktualizace údajů z externího systému), a to ani v rámci automatické aktualizace.
Do externího systému je možné zapsat záznamy entit (Zápis entity do externího systému), popřípadě jejich změny (Zápis změn do externího systému) pouze v případě entit ve stavu nová, k doplnění a schválená.
Entity ve stavu ke schválení (Zápis entity do externího systému) nebo nepotvrzené změny záznamů entit, uskutečněné v režimu revize (Zápis změn do externího systému) není možné odeslat do externího systému.
V administraci lze volitelně nastavit, aby byly do externího systému odesílány pouze entity ve stavu schválená.
Historie stavů
Z nabídky v horním panelu je možné zobrazit dialog s informacemi o změně stavů entit v čase, včetně případných komentářů a příslušnosti k podtřídě a oblasti archivních entit.
