Založení archivního souboru
Prvním krokem je založení či načtení archivního souboru (AS). V aplikaci ELZA se u jednotlivých archivních souborů uvádějí shodné informace, existující primárně v evidenci Národního archivního dědictví (NAD) v IS PEvA:
Název archivního souboru
Instituce
Číslo archivního souboru
Datace
Značka archivního souboru
Kromě výše uvedených se při správě archivních souborů používají také další atributy:
Pravidla tvorby
Interní kód archivního souboru
Oblast entit
Správci
Poznámka
Záznamy archivních souborů včetně základních informací a nastavení některých oprávnění je možné načítat automatizovaně z IS PEvA pomocí aplikace PEvA Connector.
Název archivního souboru
Povinný údaj
Pro tvorbu názvů archivních souborů platí zvláštní metodická pravidla (Metodický pokyn k vedení evidence NAD). Název archivního souboru se používá i pro příslušnou archivní pomůcku.
Instituce
Povinný údaj
Instituce, která daný archivní soubor spravuje.
Číslo archivního souboru
Číslo evidenčního listu NAD, které jedinečným a neměnným způsobem identifikuje příslušný archivní soubor v dané instituci.
Datace
Časový rozsah archivního souboru tvoří vlastní časový rozsah (dolní a horní časová hranice archiválií) archivního souboru, dolní časová hranice datace prior a horní časová hranice datace posterior.
Značka archivního souboru
Značka archivního souboru je obvykle tvořena zkratkou sestavenou z počátečních písmen názvu archivního souboru, místem v nominativu nebo iniciálami u osobních fondů apod. Lze užívat i starší značky vytvořené jiným způsobem, pokud jsou vžité v odborné literatuře nebo praxi dané instituce.
Pravidla tvorby
Pro zpracování archiválií dle Základních pravidel je třeba zvolit položku Základní pravidla pro zpracování archiválií ver. 3.1.
Interní kód archivního souboru
Jedná se o interní označení archivního souboru v rámci archivu. Toto číslo může, ale nemusí odpovídat identifikačním údajům dle NAD uváděným v IS PEvA. Interní kód je možné vytisknout na titulní straně pomůcky.
Oblast entit
Povinný údaj
Při popisu archiválií se používají archivní autoritní záznamy, které lze sdílet v celostátním systému CAM. Množinu záznamů, které lze napojovat k archivnímu souboru jako přístupové body, je třeba vybrat pomocí oblastí entit.
Správci
Při založení archivního souboru je možné určit správce – uživatele, jimž jsou přidělena všechna oprávnění ke správě archivního souboru (Čtení, Pořádání, Tvorba výstupů, Export, Publikování, Spouštění hromadných akcí, Drobné úpravy, Verzování a editace, Správa lektorování).