Tvorba hierarchické struktury souboru

Při pořádání archivního souboru je nutné vytvořit jeho hierarchickou strukturu pomocí jednotek popisu a prvků popisu.

Jednotky popisu

Popis archiválií je hierarchický, tj. tvoří stromovou víceúrovňovou strukturu.

Záznamy pro jednotlivé úrovně archivního popisu se nazývají jednotky popisu. Každá jednotka popisu musí mít vyplněn prvek Úroveň popisu.

Kořenová jednotka popisu má automaticky nastavenu úroveň soubor. Pod ní je třeba nejprve založit první sérii, a následně další série v potřebném počtu a úrovních s uvedením prvku Název jednotky popisu.

Pod jednotlivými sériemi je možné zakládat další úrovně (složka, jednotlivost, část jednotlivosti). Podle aktuálního kontextu jsou nabízeny odpovídající typy. Například pod složkou může být opět složka nebo jednotlivost, avšak nikoliv část jednotlivosti.

Prvky popisu

Prvky popisu jsou standardizované a strukturované datové položky (atributy), které se používají k odbornému popisu archiválií. Jejich vymezení v Základních pravidlech pro zpracování archiválií (ZP) a návazných metodikách je hlavním předpokladem pro jednotnost a kompatibilitu dat v národních i mezinárodních evidencích.

Podle nastavení prvků Způsob pořádání, Úroveň popisu, Typ archiválie, Podtyp archiválie aj. se ve formuláři jednotky popisu nabízejí další prvky popisu s různou mírou povinnosti.

Vyplnění prvků popisu a celkové dodržení pravidel je zajištěno nástroji kontroly archivního popisu.

Povinné prvky popisu

Zkratka: P

Kód: REQUIRED

Prvek se zobrazuje ve formuláři jednotky popisu a jeho hodnota musí být vyplněna, nebo musí být použit příznak výjimka.

Doporučené prvky popisu

Zkratka: D

Kód: RECOMMENDED

Prvek se zobrazuje ve formuláři jednotky popisu.

Možné (volitelné) prvky popisu

Zkratka: M

Kód: POSSIBLE

Prvek se nezobrazuje ve formuláři jednotky popisu a je možné jej v případě potřeby přidat.