3.4.4. Přehledy
Aplikace nabízí přehled o množství a kvalitě dat, jejich aktuálním stavu a vývoji v čase, včetně činnosti jednotlivých uživatelů.
Přehledy jsou uspořádány do kategorií:
Zpracování archiválií
Archivní entity
Výstupy
Před vytvořením přehledu je možné upravit jeho parametry:
Datum
Datum od
Datum do
Instituce
Poznámka
Datum zobrazí stav maximálně do času 23:59:59,999 zvoleného dne.
Datum od začíná v čase 00:00:00,000 zvoleného dne.
Datum do končí v čase 23:59:59,999 zvoleného dne.
V záhlaví obrazovky je uveden přesný čas vygenerování přehledu. U výstupů náročnějších na výpočet se jedná o čas zpracování podkladových dat, která byla použita pro vytvoření příslušné sestavy, aby nebyl zatěžován výkon aplikace.
Varování
Při vytváření přehledů se zahrnutím právě probíhajícího dne je třeba počítat s časovým odstupem mezi zpracováním podkladových dat a zobrazením přehledu, jehož výsledek proto nemusí zcela odpovídat aktuálnímu stavu dat v databázi.
Zobrazené přehledy uspořádané do sloupců dle jednotlivých ukazatelů je možné stáhnout do CSV a použít pro vytváření grafů a další způsoby interpretace.
Ukazatele
Definice pojmů
- Jednotka popisu
záznam o archiválii nebo souboru archiválií, který vyjadřuje konkrétní úroveň popisu v rámci hierarchie archivního souboru
- Prvek popisu
základní jednotka informace, která je použita k popisu archiválií v rámci jednotky popisu
např. prvek Obsah, regest s hodnotou: Pozemková kniha města X
- Archivní entita
archivní autoritní záznam
např. pozemkové knihy
- Přístupový bod
archivní autoritní záznam, který je napojen alespoň jednou vazbou k jednotce popisu
např. pozemkové knihy napojené na jednotku popisu X v archivním souboru Y
- Vazba přístupového bodu
konkrétní případ napojení přístupového bodu k jednotce popisu prostřednictvím příslušné role
např. propojení (odkaz, vztah) mezi přístupovým bodem pozemkové knihy a jednotkou popisu X v archivním souboru Y pomocí prvku Role entit a specifikace obecný pojem související s jednotkou popisu
Význam a použité kódy
V souborech CSV jsou jednotlivé sloupce s ukazateli označeny kódy dle tabulky:
Kód |
Ukazatel |
|
Instituce |
|
Číslo instituce |
|
Počet archivních souborů |
|
Počet jednotek popisu |
|
Počet prvků popisu |
|
Počet archivních entit |
|
Počet přístupových bodů |
|
Počet vazeb přístupových bodů |
|
Rok |
|
Měsíc |
|
Uživatel |
|
Nové jednotky popisu |
|
Smazané jednotky popisu |
|
Nové prvky popisu |
|
Změněné prvky popisu |
|
Smazané prvky popisu |
|
Nové arch. entity |
|
Změněné arch. entity |
|
Smazané arch. entity |
|
Nahrazené arch. entity |
|
Nové vazby přístupových bodů |
|
Odstraněné vazby přístupových bodů |
|
Název externího systému |
|
Číslo archivního souboru |
|
Název archivního souboru |
|
Číslo archivní pomůcky |
|
Název výstupu |
|
Druh archivní pomůcky |
|
Datum archivní pomůcky |
|
Součet jednotek popisu |
|
Typ výstupu |
|
Šablona |
|
Čas generování výstupu |
Poznámka
novým, změněným nebo smazaným prvkem popisu je u opakovatelných prvků chápána každá dílčí hodnota, včetně případné specifikace prvku
změnou prvku popisu je jakákoli úprava jeho hodnoty v modulu Archivní soubory
změnou archivní entity se rozumí změna stavu entity, nikoli změna částí jejího popisu
nahrazení entity znamená odstranění (deduplikaci) jejího záznamu pomocí akce Odstranit duplicitu, a to jak metodou nahrazení, tak sloučení
Zpracování archiválií
Aktuální souhrnné informace
Sestava poskytuje přehled o aktuálním stavu archivního popisu dle těchto ukazatelů:
Počet archivních souborů
Počet jednotek popisu
Počet prvků popisu
Počet archivních entit
Počet přístupových bodů
Počet vazeb přístupových bodů
Poznámka
Sestava je zpracovávána z aktuální verze podkladových dat a její výsledek nelze ovlivnit pomocí vstupních parametrů.
Činnost uživatelů
Sestava poskytuje přehled o činnosti jednotlivých uživatelů za zvolené období dle těchto ukazatelů:
Rok
Měsíc
Uživatel
Nové jednotky popisu
Smazané jednotky popisu
Nové prvky popisu
Změněné prvky popisu
Smazané prvky popisu
Nové arch. entity
Změněné arch. entity
Smazané arch. entity
Nahrazené arch. entity
Nové vazby přístupových bodů
Odstraněné vazby přístupových bodů
Poznámka
Do sestavy jsou pro každý měsíc opakovaně zahrnuti všichni uživatelé, u nichž je za vybrané období zaznamenán alespoň jeden případ aktivity dle sledovaných ukazatelů.
Archivní popis v institucích
Sestava poskytuje přehled o stavu archivního popisu v rámci jednotlivých institucí k vybranému datu, a to prostřednictvím těchto ukazatelů:
Číslo instituce
Instituce
Počet archivních souborů
Počet jednotek popisu
Počet prvků popisu
Počet vazeb přístupových bodů
Poznámka
Součástí sestavy, která slouží zejména pro státní oblastní archivy, není přehled o archivních entitách a přístupových bodech, protože jsou společně sdíleny všemi institucemi v rámci jedné instance.
Archivní entity
Zápis do externích systémů
Sestava poskytuje přehled o počtu archivních entit a počtu přístupových bodů, které byly k vybranému datu zapsány v externím systému.
Poznámka
Sestava nerozlišuje, ve kterém systému byly daná archivní entita nebo přístupový bod vytvořeny a zda okamžik napojení k jednotce popisu předcházel okamžiku zapsání v externím systému. Výsledek proto neslouží pro interpretaci míry využití archivních entit, které byly do příslušné instance staženy z externího systému, nebo naopak míry obohacení externího systému ze strany instance ELZA.
Výstupy
Instituce a archivní soubory
Sestava poskytuje kompletní přehled o všech výstupech, které byly vygenerovány za zvolené období, a to prostřednictvím těchto ukazatelů:
Instituce
Číslo instituce
Číslo archivního souboru
Název archivního souboru
Číslo archivní pomůcky
Název výstupu
Druh archivní pomůcky
Datum archivní pomůcky
Součet jednotek popisu
Typ výstupu
Šablona
Čas generování výstupu
Poznámka
Odlišení definitivních archivních pomůcek, které byly schváleny, od dočasných, testovacích, duplicitních nebo jiných výstupů je možné například pomocí prvku Číslo archivní pomůcky či doplněním atributu Název výstupu o vhodný řetezec využitelný při následném filtrování (např. test).
Sestava odráží okamžitý stav v aplikaci a není zpracována z podkladových dat.