3.3.10. Editor revizí

Změny v popisu archivních entit je možné provádět v závislosti na stavu entity buď přímo v záznamu archivní entity, nebo pomocí její revize.

Výhodou režimu revizí je přehledné zobrazení provedených změn a jejich okamžité porovnávání vůči uloženému záznamu archivní entity, včetně zobrazení stavu synchronizace s externími systémy. Prostředí editoru revizí může být v některých případech užitečné i pro popis entit ve stavu nová a k doplnění, které lze na rozdíl od entit ve stavu schválená upravovat i mimo režim revize.

Pro práci s entitami v režimu revizí jsou v horním panelu k dispozici tyto ovládací prvky:

Vytvořit revizi

Vytvoří revizi záznamu archivní entity.

Smazat revizi

Smaže revizi záznamu archivní entity včetně provedených změn.

Změnit vlastnosti revize

Umožňuje změnit stav revize a podtřídu archivní entity.

Potvrzení revize

Uloží provedené úpravy do záznamu entity a změní entitu do požadovaného stavu.

Mezi uloženým záznamem entity a režimem revize lze přepínat pomocí tlačítka se zobrazeným stavem revize.

Vytvoření revize

Revizi archivní entity je možné vytvořit pouze u záznamů ve stavu entity:

• nová

• k doplnění

• schválená

U záznamů entit s vytvořenou revizí jsou omezeny některé jiné funkcionality:

• Změnit vlastnosti entity

• Aktualizace údajů z externího systému

Úpravy revize

Záznam archivní entity s vytvořenou revizí lze upravit výhradně v režimu revize.

Poznámka

• Vzhledem k zastavené aktualizaci záznamu entity s vytvořenou revizí lze doporučit, aby byly změny provedené v rámci revize co nejdříve potvrzeny a zapsány do externího systému. Při delším přerušení aktualizace se zvyšuje pravděpodobnost souběžné změny entity v externím systému, jejímž výsledkem je stav synchronizace Nesynchronizuje se. Jediným řešením tohoto stavu je opětovná Aktualizace údajů z externího systému, při níž dojde ke ztrátě lokálních změn záznamu entity.

• Při odstraňování duplicit a sloučení záznamu nahrazené entity, k níž je vytvořena revize, jsou do záznamu nahrazující entity zkopírovány uložené hodnoty prvků popisu, nikoli nepotvrzené hodnoty změněné v rámci revize.

• Při zápisu entity s vytvořenou revizí do externího systému je odeslán do externího systému uložený záznam entity, nikoli nepotvrzené hodnoty změněné v rámci revize.

Stav revize

V rámci usnadnění procesu editace a schvalování záznamů je možné u revidovaných entit měnit jejich stav. Entity upravované v režimu revizí mohou být ve stavu:

• revize v přípravě

• revize ke schválení

• revize k doplnění

Ve stavu revize ke schválení není možné měnit popis entity, včetně její podtřídy.

Podle stavu revize je možné vyhledávat a filtrovat v levém panelu.

Potvrzení revize

Potvrzením revize dojde k uložení provedených úprav do záznamu archivní entity a zároveň ke změně entity do požadovaného stavu.

Záznam entity ve stavu nová nebo k doplnění je možné změnit potvrzením revize do stavu entity:

• nová

• ke schválení

• k doplnění

• schválená

Záznam entity ve stavu schválená lze potvrdit pouze do původního stavu schválená.

Poznámka

• Provedené úpravy záznamu entity je možné odeslat do externího systému současně s potvrzením revize. Jejich sloučení s hodnotami nahrazené / nahrazující entity při odstraňování duplicit je naopak možné až po potvrzení revize.

Schvalování entit

Při potvrzení revize do výsledného stavu entity schválená je vyžadováno splnění standardních podmínek dle Základních pravidel (validace entity, pravidlo „dvou párů očí“) a administrace Elza (oprávnění):

1. entita musí být ve stavu revize ke schválení

2. entita nesmí obsahovat nesrovnalosti (chyby výsledku validace)

3. uživatel, který změnil stav revize na revize ke schválení, nemůže být zároveň schvalovatelem dané entity

4. uživatel potvrzující revizi do stavu schválená musí disponovat oprávněními v závislosti na původním stavu entity:

   • Schvalování archivních entit + Zakládání a změny nových (entity ve stavu: nová / k doplnění)

   • Schvalování archivních entit + Změna schválených archivních entit (entity ve stavu: schválená)

Viz Proces schvalování archivních entit.