6.5.3. Proces schvalování archivních entit

Oprávnění uživatelů k jednotlivým krokům schvalování záznamů archivních entit se přidělují v administraci.

Ke schválení záznamu archivní entity je třeba oprávnění Schvalování archivních entit. Uživatel se zmíněným oprávněním může změnit entitu ze stavu Ke schválení do stavu Schválená.

Pokud je entita ve stavu Schválená, její změna je možná pouze prostřednictvím revize. Vytvoření revize schválené entity je podmíněno oprávněním Změna schválených archivních entit, bez něhož není možné upravit popis entity nebo měnit stav revize.

Pro opětovné schválení entity (akce Potvrzení revize) potřebuje příslušný schvalovatel také oprávnění Změna schválených archivních entit. Toto oprávnění by mělo být přidělováno souběžně všem uživatelům, kteří mohou jakkoli zasahovat do schválených entit, tedy i schvalovatelům.

Důvodem je také to, že určený schvalovatel může entitu předloženou ke schválení v rámci revize vrátit k doplnění, ale bez oprávnění Změna schválených archivních entit by to nebylo možné.

Poznámka

• Lze předpokládat, že oprávnění Změna schválených archivních entit nebude v archivech omezeno pouze na jednoho uživatele nebo úzký okruh pracovníků. Jedním z důvodů je například běžné přebírání schválených entit z IS CAM a jejich následná editace v instanci Elza během zpracování archiválií.

• Uživatelé s oprávněním Schvalování archivních entit by měli zároveň disponovat oprávněním Změna schválených archivních entit, aby mohli v případě negativního zhodnocení záznamu entity změnit stav revize na Revize k doplnění.