3.3.4. Popis archivních entit

Popis archivních entit v Elza vychází ze Základních pravidel pro zpracování archiválií vydaných Odborem archivní správy a spisové služby Ministerstva vnitra, která jsou plně aplikovaná v Centrálním Archivním Modulu, určeném pro tvorbu a správu archivních autoritních záznamů (CAM).

Způsob popisu entit v Elza je podrobně vysvětlen v Dokumentaci CAM, včetně uvedení veškerých prvků popisu, datových typů a pravidel.

Nad rámec Základních pravidel je možné v Elza využívat prvek Interní doplněk, který není synchronizován se systémem CAM.

Popis entit v Elza je možné v případě potřeby obohatit nad rámec Základních pravidel (ale nikoli v konfliktu s nimi) o další prvky popisu, které se aktivují nahráním specálních balíčků pravidel:

• Pohlaví

• Občanství

• Adresa

Záznam archivní entity

Záznam entity v Elza je rozdělen dle vzoru CAM do těchto částí:

• Označení

• Vznik

• Zánik

• Tělo

• Událost

• Vztah

• Identifikátor

V záhlaví a u jednotlivých částí záznamu entity se v případě porušení pravidel popisu zobrazuje přehled nesrovnalostí.

K dispozici jsou následující ikony a ovládací prvky pro editaci:

Přidat

Přidá část / prvek popisu.

Upravit

Umožňuje upravit část / prvek popisu.

Smazat

Odstraní část / prvek popisu.

Přidat vztah

Umožňuje přidat vztah k jiné entitě.

Související entita

Umožňuje vybrat a připojit jinou entitu v rámci vztahu.

Importovat

Otevře dialogové okno pro načtení hodnoty prvku ze souboru.

Zobrazit v mapě

Zobrazí hodnotu souřadnic na mapě.

Zkopírovat do schránky

Zkopíruje hodnotu do schránky.

Exportovat

Uloží hodnotu prvku do souboru.

Označit jako preferované

Nastaví označení jako preferované.

Revize

Přepne záznam entity do režimu revize.

Vrátit zpět

Změny provedené v rámci revize entity vrátí zpět na původní hodnoty.

Poznámka

Záznam související entity lze zobrazit pomocí odkazu v jiném okně prohlížeče.

Nová entita

Při založení nového záznamu pomocí akce Nová entita z nabídky v horním panelu je třeba nejprve vybrat podtřídu a oblast dané archivní entity. Podle vybrané podtřídy se ve formuláři nabízejí příslušné prvky popisu. Po vyplnění povinných atributů je možné novou archivní entitu založit.

Revize archivních entit

Změny v popisu archivních entit je možné provádět v závislosti na stavu entity buď přímo v záznamu archivní entity, nebo pomocí její revize.

Po vytvoření revize archivní entity lze úpravy záznamu entity provádět výhradně v režimu revize. Uskutečněné změny jsou uloženy do záznamu entity až po potvrzení revize.

Doplňky označení

Pro popis doplňků označení archivních entit je možné využít funkcionalitu Vytvořit doplňky, která se nabízí při editaci preferovaného nebo variantního označení.

Po stisknutí tlačítka se objeví okno s přehledem navržených hodnot, generovaných automaticky z odpovídajících prvků, které jsou editovány v jiných částech záznamu entity.

Potvrzením dialogu dojde k vyplnění příslušných doplňků, jejichž hodnotu je možné následně upravit nebo odstranit.

Tvar doplňků a pravidla jejich uvádění se liší v závislosti na třídě / podtřídě dané entity a jiných okolnostech. Automaticky vyplněné hodnoty je v některých případech nutné upravit nebo odstranit, aby výsledný popis entity odpovídal ustanovením Základních pravidel.

Podrobnější informace jsou uvedeny v metodické části Doplňky označení archivních entit.

Kopie archivní entity

Základním principem správy archivních entit je zabránění vzniku duplicitních záznamů.

Záznam archivní entity může být přesto použit jako vzor pro vytvoření vlastní kopie, a to pomocí funkcionality Kopie entity z nabídky v horním panelu.

Při použití akce je nutné nejprve určit oblast, v níž má být nová entita vytvořena. Současně je možné původní entitu zneplatnit a nahradit novou.

V dialogovém okně lze dále vybrat konkrétní prvky popisu, které budou převzaty do záznamu nově vytvořené entity.

Zkopírovaná entita je nehledě na stav své předlohy založena vždy ve stavu Nová a musí znovu projít procesem schválení.

Poznámka

• Funkcionalitu je vhodné použít například při synchronizaci archivních entit, kdy jsou porovnávány záznamy entit z různých externích systémů a není možné je vzájemně synchronizovat a jednoduše deduplikovat. Např. entitu synchronizovanou se systémem X lze akcí Kopie entity zneplatnit, převzít vybrané prvky popisu do její kopie, která je následně sloučena s entitou synchronizovanou se systémem CAM.

• Dalším případem užití je usnadnění popisu nových archivních entit, které mají shodné nebo podobné prvky popisu (např. sourozenci, organizační součásti jedné korporace, korporace rozdělené na dva samostatné záznamy, sídla se shodným administrativním zařazením).

Varování

Preferované označení entity musí být v rámci dané oblasti unikátní.