6.3. Zpracování nosičů záznamů

Nosiče analogových a digitálních záznamů jsou dle metodických pravidel pro evidenci Národního archivního dědictví vykazovány jako evidenční jednotky pouze u nezpracovaných filmových a zvukových archiválií. Jedná se o:

  • filmové pásy

  • jiné nosiče analogových záznamů

  • nosiče digitálních záznamů

  • fonografické válečky

  • fonografické dráty

  • gramofonové desky

  • matrice

  • magnetofonové pásky

  • audiokazety

  • kompaktní disky

Zpracované filmové a zvukové archiválie se evidují výhradně jako kinematografické nebo zvukové záznamy (díla) v analogové i digitální podobě. Počet zvukových záznamů se uvádí u jednotlivých evidenčních jednotek vymezených podle typu nosiče. Jako doplňková informace v poznámce (ve zvláštním sloupci) se uvádí u analogových zvukových záznamů počet nosičů. Pokud jsou v archivním souboru zpracovaná kinematografická díla nebo kinematografické záznamy na nosičích s různou šíří, zapisují se do samostatných dílčích evidenčních jednotek. Kinematografická a zvuková díla a záznamy v digitální podobě se uvádějí zvlášť uložené na přenosných výměnných datových nosičích a mimo tyto nosiče. V informačním systému PEvA se rozlišují:

  • kinematografické záznamy (díla) v analogové podobě na nosičích

  • kinematografické záznamy (díla) v digitální podobě na nosičích

  • kinematografické záznamy (díla) v digitální podobě

  • zvukové záznamy (díla) na fva (fonografické válečky)

  • zvukové záznamy (díla) na fdr (fonografické dráty)

  • zvukové záznamy (díla) na gd (gramofonové desky)

  • zvukové záznamy (díla) na mat (matrice)

  • zvukové záznamy (díla) na mg (magnetofonové pásky)

  • zvukové záznamy (díla) v analogové podobě na aka (audiokazety)

  • zvukové záznamy (díla) v digitální podobě na aka (audiokazety)

  • zvukové záznamy (díla) v digitální podobě na kdi (kompaktní disky)

  • zvukové záznamy (díla) v digitální podobě

Na nosičích digitálních záznamů převzatých do archivu během výběru archiválií nebývají uloženy pouze filmové a zvukové archiválie, ale také dokumenty jiné povahy. Tyto nosiče jsou před zpracováním vykazovány jako evidenční jednotky dataset nebo jiné, někdy jsou bez bližší pozornosti zahrnuty do jiných evidenčních jednotek (balík, karton).

Ostatní zpracované archiválie na nosičích se evidují jako digitální archivní jednotky (DAJ). Označují databáze, prezentace, webové stránky, matematické modely, soubory spisů v digitální podobě. Fotografie, úřední knihy, registraturní pomůcky, rukopisy, mapy, technické výkresy, kresby nebo jiné archiválie v digitální podobě se evidují jako příslušné evidenční jednotky, pokud nejsou součástí vyšších datových celků – digitálních archivních jednotek (DAJ). Jedná se o:

  • listiny po roce 1850

  • úřední knihy

  • rukopisy

  • podací protokoly

  • indexy

  • mapy

  • technické výkresy

  • grafické listy

  • digitální fotografie

  • jiné

Velikost digitálních archiválií se měří v bytech a jejich násobcích s výjimkou zvukových a filmových děl v digitální podobě na nosičích, u nichž se uvádí metráž. Při uložení digitálních archiválií na nosiči se udává celková velikost nosiče, při uložení na více nosičích se počítá velikost digitálních archiválií jako součet celkových velikostí nosičů, na kterých jsou uloženy.

Zdroje informací:
  • Metodický návod č. 2/2021 odboru archivní správy a spisové služby MV k vedení evidence Národního archivního dědictví

  • Základní pravidla pro zpracování archiválií, 2021

  • Informační systém PEvA II

Při zpracování se nabízejí následující možnosti nakládání s nosiči záznamů:

6.3.1. Zničení nosičů digitálních záznamů bez vlastní trvalé hodnoty po migraci dat do digitálního archivu

Dokumenty

Nosiče dat v digitální podobě (Nosiče digitálních záznamů, Kompaktní disky, Audiokazety s digitálním záznamem, Datasety, Jiné), které kromě uložených dat neobsahují informace s trvalou hodnotou.

Postup

Po nahrání dat s trvalou hodnotou do digitálního archivu nejsou nosiče považovány za archiválie a mohou být zničeny.

6.3.2. Uložení nosičů digitálních záznamů s vlastní trvalou hodnotou a migrace dat do digitálního archivu

Dokumenty

Nosiče dat v digitální podobě (Nosiče digitálních záznamů, Kompaktní disky, Audiokazety s digitálním záznamem, Datasety, Jiné), které kromě uložených dat obsahují informace s trvalou hodnotou.

Postup

Po nahrání dat s trvalou hodnotou do digitálního archivu jsou nosiče stále považovány za archiválie a uloženy v příslušném archivu.

6.3.3. Popis nosičů prostřednictvím prvku ZP 5.2.8 Technika, adjustace, nosič a látka záznamu a ZP 5.2.4 Rozměry, hmotnost, velikost, množství

Dokumenty

Kinematografické filmy, zvukové a ostatní archiválie na nosičích, které byly vybrány jako archiválie k trvalému uložení.

Postup

Při zpracování archiválií jsou nosiče a jejich vlastnosti popsány pomocí prvků popisu Technika, adjustace, nosič a látka záznamu a Rozměry, hmotnost, velikost, množství.

Poznámka

Nelze strukturovaně popsat případné části nosiče.

Tipy

Pro zjištění počtu záznamů dle jednotlivých typů nosičů a jejich množství je možné využít filtry Tabulkového zobrazení.

6.3.4. Nosiče jako ukládací jednotky

Dokumenty

Kinematografické filmy, zvukové a ostatní archiválie na nosičích, které byly vybrány jako archiválie k trvalému uložení.

Postup

Při zpracování a uložení archiválií jsou nosiče považovány za ukládací jednotky a jejich standardizovaný typ popsán v prvku Způsob uložení. Podrobnější popis je možné uvést v prvku Technika, adjustace, nosič a látka záznamu.

Poznámka

Nelze použít pro nosiče uložené v kartonech.

6.3.5. Popis nosičů dle příkladů v Základních pravidlech pro zpracování archiválií

Dokumenty

Kinematografické filmy a zvukové archiválie na nosičích, které byly vybrány jako archiválie k trvalému uložení.

Zdroje informací

  • Základní pravidla pro zpracování archiválií, 2021, příloha 1, A, 11–12

Postup

  1. Nosiče kinematografických a zvukových záznamů jsou dle příkladů v ZP popisovány jako faktické složky (12.3), jednotlivosti (12.1, 12.2) nebo části jednotlivosti (11.1).

  2. Případné fyzické části nosiče (např. booklet) jsou popisovány jako části jednotlivosti (11.1, 12.1, 12.2).

  3. Nosiče nejsou popisovány jako samostatné jednotky popisu, které jsou zakládány pouze pro kinematografické a zvukové záznamy (11.2).

6.3.6. Oddělený popis záznamů i nosičů a vzájemné propojení pomocí prvku Pevné spojení

Dokumenty

Kinematografické filmy, zvukové a ostatní archiválie na nosičích, které neplní pouze prvotní funkci uložení záznamů, ale mají jinou vlastní hodnotu (např. vlastnoruční poznámky, autografy na bookletu), a je vhodné je popsat odděleně a detailněji.

Postup

  1. Pro nosiče jsou založeny samostatné jednotky popisu (složky nebo jednotlivosti) s volbou příslušného typu archiválie (jiná nebo neevidovaná jednotlivost).

  2. V jiné části archivního souboru jsou založeny jednotky popisu pro kinematografické nebo zvukové záznamy (díla), popřípadě ostatní typy archiválií.

  3. Nosiče i záznamy, popřípadě ostatní typy archiválií, jsou popsány pomocí standardních prvků popisu a rolí entit.

  4. Pro zachycení vztahu mezi kinematografickými nebo zvukovými záznamy (díly), popřípadě ostatními typy archiválií a jejich nosiči a vzájemné propojení příslušných jednotek popisu je použit prvek Pevné spojení.

Poznámka

Díky použití prvku Pevné spojení je zachováno správné počítání evidenčních jednotek.