Ukládací jednotka
Prvek ukládací jednotka slouží k zápisu identifikátoru fyzického uložení jednotek popisu. Ukládací jednotkou se rozumí přiřazení ukládacího čísla, pod nímž je archiválie fyzicky uložena. Ukládací jednotky se vytvářejí při editaci jednotky popisu nebo v záložce Uložení.
Pod jednou ukládací jednotkou je možné uložit více jednotek popisu. Jedna jednotka popisu může být v některých případech uložena pod více ukládacími jednotkami, tj. prvek je opakovatelný.
Při vytváření ukládací jednotky se povinně určuje způsob uložení (samostatně, karton, fascikl apod.). To umožňuje určit, zda se jedná o hromadinu. Neplatným stavem je přiřazení více ukládacích jednotek, které jsou hromadinami, k jedné jednotce popisu. V takovém případě by jednotka popisu popisovala více hromadin, což není přípustné (s výjimkou složky manipulačního seznamu).
Pro detailní popis ukládací jednotky viz Základní pravidla 4.2.10 Ukládací jednotka (číslo).
Uložení a ukládací jednotky
Ukládací jednotky se na úrovni archivního souboru spravují v záložce Uložení a připojují se k jednotkám popisu. Ukládací jednotka musí být jednoznačná v rámci celého archivního souboru.
V základní podobě je ukládací jednotka 4 místné číslo s určením typu uložení (samostatně, karton, fascikl).
Způsob uložení
Způsob uložení je významný pro určení, zda se jedná o hromadinu, a následný výpočet evidenčních jednotek. V případě samostatně uložených archiválií (například úřední kniha) se obvykle uvede samostatně. U archiválií, které jsou uloženy v kartonu, se určí ukládací jednotka typu karton.
- Způsoby uložení jsou:
karton, při použití se započítá jako evidenční jednotka typu kar
fascikl, při použití se započítá jako evidenční jednotka typu fas
samostatně, nikdy se nezapočítá jako hromadina
Při použití rozšíření Uložení s typem ukládací jednotky se způsob uložení samostatně nahradí podrobnější nabídkou:
svazek (kniha)
etuje
kartotéční zásuvka
tubus
audiokazeta
kompaktní disk
videokazeta
digitální disk
krabička
jiné
Složené ukládací číslo
Ukládací číslo se nemusí vyskytovat jen v jednoduché podobě sestávající z prostého čísla, ale může obsahovat i další alfanumerické znaky. Složená podoba má tuto strukturu:
<prefix><číslo><postfix>
Prefix je libovolný řetězec, stejně tak i postfix. Číslo je vždy číslo. Podle nastavení může být zleva doplněno nulami na daný počet cifer.
Složená podoba ukládacího čísla se pro daný archivní soubor aktivuje v rozšíření Uložení s prefixem.
Metráž ukládací jednotky
Pro snadnější editaci prvku Rozsah archivní pomůckou zpřístupněných archiválií během agregace úvodu archivní pomůcky je možné při popisu ukládací jednotky použít volitelný prvek Metráž ukládací jednotky (v bm).
Prvek se nabízí ve formuláři pro popis ukládací jednotky po aktivaci rozšíření Uložení s metráží.
Lokace archiválií
Pro snadnější orientaci v depozitáři je možné doplnit popis ukládací jednotky o volitelné prvky, popisující uložení archiválií v prostorách archivu:
Prvek se nabízí ve formuláři pro popis ukládací jednotky po aktivaci rozšíření Uložení s lokací.
Varování
Při použití prvků pro lokaci archiválií je nutné počítat s možnými změnami uložení archiválií v čase. Využití hromadných úprav popisu ukládacích jednotek je omezeno mírou podrobnosti příslušných prvků, zejména prvku Police, který je společný menšímu množství ukládacích jednotek. Orientaci v depozitáři na této úrovni zajišťují především štítky ukládacích jednotek.
Nastavení uložení
Způsob popisu ukládacích jednotek v daném archivním souboru je možné podrobněji určit v Nastavení uložení.