3.2.1. Úvodní obrazovka

Úvodní obrazovka modulu Archivní soubory slouží jako jejich přehled. Jsou zde uvedeny všechny archivní soubory, ke kterým má právě přihlášený uživatel přístup.

Horní panel

V kontextové části horního panelu se nachází ovládací prvky pro základní správu archivních souborů.

Nový AS

Slouží k vytvoření nového archivního souboru. Pro jeho úspěšné založení je nutné vyplnit:

• Název (POVINNÉ)

• Interní kód

  • Kód pro podrobnější identifikaci archivního souboru v systému

• Instituce (POVINNÉ)

  • Instituce pořádající archivní soubor.

• Pravidla tvorby (POVINNÉ)

  • Pravidla, podle kterých bude archivní soubor pořádán.

• Oblast entit (POVINNÉ)

  • Oblasti, z nichž bude možné napojovat entity k archivnímu souboru jako přístupové body.

• Správci

  • Uživatelé, jimž jsou při vytvoření archivního souboru přidělena všechna oprávnění k jeho správě (Čtení, Pořádání, Tvorba výstupů, Export, Spouštění hromadných akcí, Drobné úpravy, Verzování a editace, Správa lektorování).

• Číslo archivního souboru

• Datace

• Značka archivního souboru

Poznámka

Interní kód je používán například ve státních oblastních archivech, kde jsou do jedné instance ELZA shromážděny archivní soubory jednotlivých státních okresních archivů (SOkA) a samotné Číslo archivního souboru přebírané ze systému pro evidenci NAD (PEvA) proto není jedinečné. Hodnotu interního kódu pak zpravidla tvoří zkratka příslušného SOkA a číslo archivního souboru.

Vyhledat v arch. souborech

Vyhledání záznamů obsahujících určitou hodnotu ve všech archivních souborech.

Funkce je dostupná nejen z přehledu archivních souborů na úvodní obrazovce modulu Archivní soubory, ale také z horního panelu na domovské stránce nebo při zobrazení konkrétního archivního souboru.

Po aktivaci funkce dojde k zobrazení dialogu, kde je možné zadat hledaný výraz.

K dispozici je obecné fulltextové vyhledávání (ikona ), které nezohledňuje velikost písmen, diakritiku nebo pořadí slov v příslušném dotazu. Příslušný index ignoruje interpunkci a další speciální znaky.

Další možností je použití filtrů dle prvků popisu (ikona ), které hledají přesně dle zadaného řetězce a respektují velikost písmen, diakritiku nebo pořadí slov. Filtry k vybraným prvkům popisu lze v konfiguraci ELZA připnout přímo do dialogového okna, nebo vybrat z nabídky všech dostupných prvků v menu.

V závislosti na datovém typu se nabízejí různé operace pro vyhledávání. U textových prvků popisu je možné hledat dle přesné nebo částečné shody (Je / Obsahuje) či negativním dotazem (Není). Jiné možnosti jsou dostupné u datací apod.

Vyhledat v archivních souborech – dotaz

Z přehledu výsledků je možné přejít na konkrétní záznam. Při opětovném vyvolání dialogu jsou zachovány výsledky posledního vyhledávání a je možné se k nim vrátit.

Vyhledat v archivních souborech – výsledky

Kromě filtrů prvku popisu lze tímto způsobem vyhledat jednotky popisu také dle dalších vlastností:

Chyba

Dle popisu nesrovnalosti vyhledá záznamy s chybnými hodnotami.

Chybějící prvek

Dle popisu nesrovnalosti vyhledá záznamy s chybějícími hodnotami prvků popisu.

UUID

Vyhledá jednotku popisu dle UUID.

Poznámka

Další možnosti hledání dle přesné shody v konkrétním archivním souboru jsou k dispozici ve filtrech Tabulkového zobrazení.

Import

Slouží k přidání nového archivního souboru z externího souboru. Uvádí se:

• Šablona transformace

• Třída rejstříku (POVINNÉ)

  • Třída rejstříku, do které se naimportují případná rejstříková hesla či osoby.

• Soubor (POVINNÉ)

Upravit vlastnosti

Umožňuje změnit některé základní údaje o archivním souboru.

Změnit pravidla

Umožňuje změnit pravidla používaná při pořádání archivního souboru.

Nová verze AS

Vytvoří novou verzi archivního souboru a uzavře verzi předešlou.

Nastavení lektorování

Umožňuje spravovat protokoly lektorování a přidělovat uživatelům oprávnění pro čtení a zápis připomínek.

Smazat AS

Smaže archivní soubor.

Vymazání historie změn

Odstraní historii změn v daném archivním souboru.

Export

Vytvoří soubor, který je poté možné importovat do ELZA nebo využít pro publikaci. Při exportu je možné uplatnit příslušný filtr.

Levý panel

V levém panelu se nachází výpis všech uživateli přístupných nebo jím vyhledaných archivních souborů. Tlačítko otevírá aktuální verzi archivního souboru.

Prostřední panel

V prostředním panelu jsou k dispozici základní informace o archivním souboru vybraném v části levé.

Pravý panel

Tento panel slouží jako přehled výstupů a verzí vybraného archivního souboru. Je zde možné stáhnout výstup nebo zobrazit již uzavřené verze.