Zneplatněný záznam

Volitelný prvek Zneplatněný záznam slouží k vyjádření neplatnosti jednotky popisu, která již fakticky ztratila místo v archivním popisu, ale kvůli snaze o zachování informace o její existenci v něm byla ponechána, a to zpravidla pro interní potřebu archivu.

K dispozici jsou níže uvedené hodnoty, respektive důvody zneplatnění:

• nedohledáno

• zničeno

• delimitováno

Prvek je možné editovat na úrovních Složka, Jednotlivost nebo Část jednotlivosti. U zneplatněných jednotek popisu není možné uvést prvek Ukládací jednotka (číslo) a archiválie nejsou vykazovány jako evidenční jednotky. Prvky Typ archiválie a Typ složky jsou u zneplatněných záznamů pouze volitelné, chybějící hodnota prvku Datace vzniku jednotky popisu není vyhodnocována jako nesrovnalost. Podrobnosti a okolnosti zneplatnění je vhodné uvést ve Veřejné poznámce.

Prvek Zneplatněný záznam je obvykle používán u starších archivních pomůcek, které byly importovány do Elza, nebo u archivních souborů, jež postihly rozsáhlé ztráty v důsledku živelních pohrom (např. povodně 2002).

Zneplatněné záznamy nejsou v případě použití filtru publikace zahrnuty do výstupu a publikovány v archivní pomůcce mezi jednotkami popisu, ale je možné je zveřejnit formou zvláštní přílohy. Pro zpracování jejich přehledu je vhodné použít filtry Tabulkového zobrazení a dostupné možnosti exportu vyhledaných záznamů.

Použití prvku Zneplatněný záznam je volitelné a vyplývá z metodických pravidel a specifických potřeb archivu. Pro vyjádření průběžných změn v archivním popisu a zachycení již neplatného historického stavu lze standardně využít verzování archivních souborů. Aktuální archivní popis a obsah archivních pomůcek z principu tvoří pouze platné záznamy.

Varování

Jednotky popisu s uplatněným prvkem Zneplatněný záznam nejsou během agregace úvodu archivní pomůcky zahrnuty do automaticky vypočtených hodnot prvků Rozsah archivní pomůckou zpřístupněných archiválií, Počet evidenčních jednotek zpřístupněných archivní pomůckou, Časové rozmezí a Počet jednotek popisu, které lze na základě archivní pomůcky zpřístupnit.