6.4.1. Omezení přístupnosti - východiska a důvody

Univerzální prvky popisu pro oblast podmínek přístupnosti a využití (ZP 4.4.1, 4.4.2, 4.4.3) je možné zaznamenávat pomocí textových prvků Podmínky přístupu, práva k jednotce popisu a její reprodukci, Možnost zveřejnění informací o jednotce popisu nebo Možnost zveřejnění reprodukce jednotky popisu.

Další možností je použití strukturovaných typů pro omezení přístupnosti, respektive prvků Zvláštní omezení přístupnosti nebo Druh omezení přístupnosti, které jsou strojově čitelné a interpretovatelné v prostředí publikačního webu nebo digitální badatelny prostřednictvím prvku Uplatněné omezení přístupnosti, přičemž je současně zajištěna jejich úplná srozumitelnost při textové reprezentaci v rámci prvku Uplatněné omezení přístupnosti (TEXT).

Dopad nastavení strojově čitelných prvků omezení přístupnosti se aktivuje použitím příslušného filtru, který je zvolen při exportu nebo výstupu.

Omezení přístupnosti vycházejí primárně z legislativních požadavků nebo smluvních vztahů, které jsou zaznamenány pomocí prvku Důvod omezení zpřístupnění:

• smlouva (o úschově, licenční aj.)

• existující kopie archiválie

• národní kulturní památka

• fyzický stav archiválie

• stav zpracování archiválie

• ochrana utajovaných informací a bezpečnostní způsobilost

• ustanovení zvláštního právního předpisu

• osobní a citlivé údaje

• autorská práva – majetková

• autorská práva – osobnostní

Výše uvedeným důvodům odpovídají příslušné důsledky omezení, které se definují prvkem Rozsah omezení zpřístupnění:

• nepřístupný originál analogové archiválie

• nepřístupná analogová archiválie a její analogová kopie

• nepřístupný digitální archivní objekt

• digitální archivní objekt přístupný jen v badatelně

• nepřístupná jednotka popisu

• nepřístupný prvek obsah

• použití prvků s omezením

Varování

Bez uvedení důvodu a rozsahu omezení přístupnosti je archiválie a její případná kopie považována za přístupnou k nahlížení bez jakéhokoli omezení.

Legislativa:

• zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů

• zákon č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti

• zákon č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů

• zákon č. 121/2000 Sb., o právu autorském, o právech souvisejících s právem autorským a o změně některých zákonů (autorský zákon)

Nezveřejněná archiválie mladší 30 let

Legislativa:

• zákon č. 499/2004 Sb. § 37 odst. 1 [1]

Spouštěcí událost:

• Datace vzniku jednotky popisu

Lhůta omezení:

• Datace vzniku jednotky popisu + 30 let

Rozsah omezení zpřístupnění:

• nepřístupná analogová archiválie a její analogová kopie

• nepřístupný digitální archivní objekt

Toto omezení včetně příslušné lhůty je přednastaveno v konfiguraci.

Zveřejněná archiválie

Legislativa:

• zákon č. 499/2004 Sb. § 37 odst. 1

Skutečnost, že byl dokument zveřejněn v souladu s příslušnými právními předpisy a jedná se proto o zveřejněnou archiválii, se zaznamená prostřednictvím prvku Zveřejněno.

Použití tohoto prvku zneplatňuje omezení přístupnosti u archiválií mladších 30 let, a to jak u dané jednotky popisu, tak podřízených úrovní.

Smlouva (o úschově, licenční aj.)

Legislativa:

• zákon č. 499/2004 Sb. § 34 odst. 4 a jiné předpisy

Spouštěcí událost:

• datace vzniku

• datum narození

• datum narození - odhad

• datum úmrtí

• datum oprávněného zveřejnění díla

• datum vytvoření výkonu

• datum oprávněného vydání nebo sdělení veřejnosti

• datum pořízení zvukového záznamu

• datum pořízení zvukově obrazového záznamu

• datum zveřejnění zvukově obrazového záznamu

• datum prvního vysílání

• datum prvního zveřejnění

Lhůta omezení:

• Datum zpřístupnění = datum uvedené ve smlouvě (o úschově, licenční aj.)

• Datace vzniku jednotky popisu + Jiná lhůta zpřístupnění

• Datum spouštěcí události + Jiná lhůta zpřístupnění

Rozsah omezení zpřístupnění:

• nepřístupný originál analogové archiválie

• nepřístupná analogová archiválie a její analogová kopie

• nepřístupný digitální archivní objekt

• digitální archivní objekt přístupný jen v badatelně

• nepřístupná jednotka popisu

• nepřístupný prvek obsah

• použití prvků s omezením

Bližší popis omezení a podrobnější vysvětlení, tj. citace smlouvy (čj., název, datum uzavření apod.) se uvede v prvku popisu Veřejná poznámka, který je součástí prvků Zvláštní omezení přístupnosti a Druh omezení přístupnosti.

Existující kopie archiválie

Legislativa:

• zákon č. 499/2004 Sb. § 34 odst. 3

Rozsah omezení zpřístupnění:

• nepřístupný originál analogové archiválie

• digitální archivní objekt přístupný jen v badatelně

Potřeba rozsahu „digitální archivní objekt přístupný jen v badatelně“ vyplývá z konkrétních podmínek archivů a souvisejících technických omezení.

Bližší popis omezení a podrobnější vysvětlení včetně odkazu na příslušnou legislativu se uvede v prvku popisu Veřejná poznámka, který je součástí prvků Zvláštní omezení přístupnosti a Druh omezení přístupnosti.

Národní kulturní památka

Legislativa:

• zákon č. 499/2004 Sb. § 34 odst. 5

Rozsah omezení zpřístupnění:

• nepřístupný originál analogové archiválie

Bližší popis omezení a podrobnější vysvětlení včetně odkazu na příslušnou legislativu se uvede v prvku popisu Veřejná poznámka, který je součástí prvků Zvláštní omezení přístupnosti a Druh omezení přístupnosti.

Fyzický stav archiválie

Legislativa:

• zákon č. 499/2004 Sb. § 38 odst. 1 písm. a)

Rozsah omezení zpřístupnění:

• nepřístupný originál analogové archiválie

Bližší popis omezení a podrobnější vysvětlení včetně odkazu na příslušnou legislativu se uvede v prvku popisu Veřejná poznámka, který je součástí prvků Zvláštní omezení přístupnosti a Druh omezení přístupnosti.

Stav zpracování archiválie

Legislativa:

• zákon č. 499/2004 Sb. § 38 odst. 1 písm. b) [2]

Rozsah omezení zpřístupnění:

• nepřístupná analogová archiválie a její analogová kopie

• nepřístupný digitální archivní objekt

• skrytá jednotka popisu

Bližší popis omezení a podrobnější vysvětlení včetně odkazu na příslušnou legislativu a předpokládaného data zpracování a zpřístupnění se uvede v prvku popisu Veřejná poznámka, který je součástí prvků Zvláštní omezení přístupnosti a Druh omezení přístupnosti.

Ochrana utajovaných informací a bezpečnostní způsobilost

Legislativa:

• zákon č. 499/2004 Sb. § 38 odst. 1 písm. e)

• zákon č. 412/2005 Sb.

Rozsah omezení zpřístupnění:

• nepřístupná analogová archiválie a její analogová kopie

• nepřístupný digitální archivní objekt

• nepřístupná jednotka popisu

• nepřístupný prvek obsah

• použití prvků s omezením

Bližší popis omezení a podrobnější vysvětlení včetně odkazu na příslušnou legislativu se uvede v prvku popisu Veřejná poznámka, který je součástí prvků Zvláštní omezení přístupnosti a Druh omezení přístupnosti.

Ustanovení zvláštního právního předpisu

Legislativa:

• zákon č. 499/2004 Sb. § 38 odst. 1 písm. e)

Rozsah omezení zpřístupnění:

• nepřístupná analogová archiválie a její analogová kopie

• nepřístupný digitální archivní objekt

• nepřístupná jednotka popisu

• nepřístupný prvek obsah

• použití prvků s omezením

Bližší popis omezení a podrobnější vysvětlení včetně odkazu na příslušnou legislativu (citace zvláštního právního předpisu) se uvede v prvku popisu Veřejná poznámka, který je součástí prvků Zvláštní omezení přístupnosti a Druh omezení přístupnosti.

Osobní a citlivé údaje

Legislativa:

• zákon č. 110/2019 Sb. [3]

• zákon č. 499/2004 Sb. § 37 odst. 2 a 3, § 38 odst. 1 písm. c) a d)

Spouštěcí událost:

• datace vzniku

• datum narození

• datum narození - odhad

• datum úmrtí

Lhůta omezení:

• Datace vzniku jednotky popisu + obecná lhůta nebo Jiná lhůta zpřístupnění

• Datum spouštěcí události + obecná lhůta nebo Jiná lhůta zpřístupnění

Konkrétní lhůta omezení vyplývá z interních pravidel archivu, respektive metodiky zpřístupňování archiválií s osobními údaji. Lhůtu je možné přednastavit obecně v konfiguraci nebo editovat pomocí prvku Jiná lhůta zpřístupnění.

Rozsah omezení zpřístupnění:

• nepřístupná analogová archiválie a její analogová kopie

• nepřístupný digitální archivní objekt

• nepřístupná jednotka popisu

• nepřístupný prvek obsah

• použití prvků s omezením

Bližší popis omezení a podrobnější vysvětlení včetně odkazu na příslušnou legislativu se uvede v prvku popisu Veřejná poznámka, který je součástí prvků Zvláštní omezení přístupnosti a Druh omezení přístupnosti.

Autorská práva – majetková

Legislativa:

• zákon č. 121/2000 Sb. § 27 odst. 1, § 27 odst. 3, §§ 73, 77, 81, 85, 87a

Spouštěcí událost:

• datace vzniku

• datum narození

• datum narození - odhad

• datum úmrtí

• datum oprávněného zveřejnění díla

• datum vytvoření výkonu

• datum oprávněného vydání nebo sdělení veřejnosti

• datum pořízení zvukového záznamu

• datum pořízení zvukově obrazového záznamu

• datum zveřejnění zvukově obrazového záznamu

• datum prvního vysílání

• datum prvního zveřejnění

Lhůta omezení:

• Datace vzniku jednotky popisu + obecná lhůta nebo Jiná lhůta zpřístupnění

• Datum spouštěcí události (datum narození) + obecná lhůta nebo Jiná lhůta zpřístupnění

• Datum spouštěcí události (datum narození - odhad) + obecná lhůta nebo Jiná lhůta zpřístupnění

• Datum spouštěcí události (datum úmrtí) + 70 let

• Datum spouštěcí události (datum oprávněného zveřejnění díla) + 70 let (anonymní a pseudonymní dílo)

• Datum spouštěcí události (datum vytvoření výkonu) + 50 let (výkonný umělec)

• Datum spouštěcí události (datum oprávněného vydání nebo sdělení veřejnosti) + 50 let (jiný než zvukový záznam) / 70 let (zvukový záznam), (výkonný umělec a výrobce)

• Datum spouštěcí události (datum pořízení zvukového záznamu) + 50 let (výrobce)

• Datum spouštěcí události (datum pořízení zvukově obrazového záznamu) + 50 let (výrobce)

• Datum spouštěcí události (datum zveřejnění zvukově obrazového záznamu) + 50 let (výrobce)

• Datum spouštěcí události (datum prvního vysílání) + 50 let (vysílatel)

• Datum spouštěcí události (datum prvního zveřejnění) + 25 let (první zveřejnitel)

Konkrétní lhůta omezení vyplývá ze zákona č. 121/2000 Sb. a je přednastavena v konfiguraci podle příslušných spouštěcích událostí.

Pokud není známa spouštěcí událost stanovená zákonem, použije se prvek Datace vzniku jednotky popisu nebo známé či odhadované datum narození autora či jiné relevantní osoby. Lhůta omezení je poté určena podle interních pravidel archivu a přednastavena v konfiguraci nebo editována pomocí prvku Jiná lhůta zpřístupnění.

Rozsah omezení zpřístupnění:

• digitální archivní objekt přístupný jen v badatelně

Bližší popis omezení a podrobnější vysvětlení včetně odkazu na příslušnou legislativu a identifikace autora se uvede v prvku popisu Veřejná poznámka, který je součástí prvků Zvláštní omezení přístupnosti a Druh omezení přístupnosti.

Autorská práva – osobnostní

Legislativa:

• zákon č. 121/2000 Sb. § 11 [4]

Spouštěcí událost:

• datace vzniku

• datum narození

• datum narození - odhad

Lhůta omezení:

• Datace vzniku jednotky popisu + obecná lhůta nebo Jiná lhůta zpřístupnění

• Datum spouštěcí události + obecná lhůta nebo Jiná lhůta zpřístupnění

Konkrétní lhůta omezení vyplývá z interních pravidel archivu. Lhůtu je možné přednastavit obecně v konfiguraci nebo editovat pomocí prvku Jiná lhůta zpřístupnění.

Rozsah omezení zpřístupnění:

• nepřístupná analogová archiválie a její analogová kopie

• nepřístupný digitální archivní objekt

• nepřístupná jednotka popisu

• nepřístupný prvek obsah

• použití prvků s omezením

Bližší popis omezení a podrobnější vysvětlení včetně odkazu na příslušnou legislativu a identifikace autora se uvede v prvku popisu Veřejná poznámka, který je součástí prvků Zvláštní omezení přístupnosti a Druh omezení přístupnosti.

Poznámka

• Omezení přístupnosti záznamů archivních entit a přístupových bodů, zejména fyzických osob a korporací, jsou řešena v modulu Archivní entity.

• Všechny rozsahy omezení přístupnosti jsou dědičné (ovlivňují také podřízené JP), a to jak u strukturovaného typu Zvláštní omezení přístupnosti, tak Druh omezení přístupnosti.

• Prvek Datace vzniku jednotky popisu je jako spouštěcí událost editována pouze u příslušné jednotky popisu, nikoli u prvků k omezení přístupnosti (prvek Datum spouštěcí události není povolený v kombinaci s prvkem Spouštěcí událost a specifikací datace vzniku).

• Prvek Jiná lhůta zpřístupnění je dostupný pouze u strukturovaného typu Druh omezení přístupnosti, u strukturovaného typu Zvláštní omezení přístupnosti se neuvádí.

• Prvek Spouštěcí událost je u strukturovaného typu Druh omezení přístupnosti a důvodů autorská práva - majetková / osobnostní povinný, u důvodu osobní a citlivé údaje volitelný a u důvodu smlouva (…) se volitelně uvádí buď přímo Datum zpřístupnění, nebo prvky Spouštěcí událost, Datum spouštěcí události a Jiná lhůta zpřístupnění.

• U prvku Zvláštní omezení přístupnosti a důvodů osobní a citlivé údaje nebo autorská práva majetková / osobnostní je v případě nevyplnění prvku Spouštěcí událost ze strany uživatele použita pro následnou interpretaci defaultně jeho specifikace datace vzniku a příslušná hodnota Datace vzniku jednotky popisu.

Footnotes

[1]

§ 37 odst. 4) Ustanovení odstavce 1 se nevztahuje na archiválie vzniklé před 1. lednem 1990 z činnosti státních orgánů.; odst. 5) Ustanovení odstavců 1 až 3 se nevztahují na archiválie vzniklé před 1. lednem 1990 z činnosti vojenských soudů a prokuratur všech stupňů, bezpečnostních složek podle zákona o Ústavu pro studium totalitních režimů a o Archivu bezpečnostních složek, jakož i mimořádných lidových soudů, Státního soudu, Národního soudu a společenských organizací a politických stran sdružených v Národní frontě, na archiválie vzniklé z činnosti orgánů německé okupační správy na území odstoupeném Říši i v Protektorátu Čechy a Morava v letech 1938 až 1945, na archiválie, které již byly před podáním žádosti o nahlížení do nich veřejně přístupné, jakož i na archiválie, které byly jako dokumenty veřejně přístupné před prohlášením za archiválie.; odst. 6) Ustanovení odstavců 1 až 3 se nevztahují na archiválie, jejichž obsahem jsou statistické soubory dat, získané při demografických a statistických šetřeních, jestliže osobní údaje obsažené v těchto archiváliích lze před nahlížením anonymizovat. Archiv na základě žádosti v přiměřené době, s ohledem na úkoly archivu a s přihlédnutím k významu archiválií, provede jejich anonymizaci. Po anonymizaci osobních údajů obsažených ve vyžadovaných archiváliích oznámí archiv tuto skutečnost neprodleně žadateli, pokud si to předem písemně vymínil.; odst. 7) Ustanovení odstavců 1 až 3 se nevztahují na původce archiválií; tyto subjekty mohou nahlížet do archiválií, jichž jsou původci, bez omezení. Ustanovení věty první se použije obdobně i na právní nástupce původců archiválií. Ustanovení odstavců 1 až 3 se dále nevztahují na subjekty uvedené v § 38 odst. 5; tito mohou nahlížet do archiválií, jejichž původcem je stát či územní samosprávný celek, bez omezení.

[2]

§ 38 odst. 4) Nahlížení do archiválií lze v případě uvedeném v odstavci 1 písm. b) výjimečně umožnit vědeckým badatelům a studentům na základě žádosti doložené písemným potvrzením kulturně vědecké instituce o naléhavém časově limitovaném vědeckém nebo výukovém účelu nahlížení.

[3]

§ 66 odst. 6) Kde se v dosavadních právních předpisech používá pojem citlivý údaj nebo citlivý osobní údaj, rozumí se tím ode dne nabytí účinnosti tohoto zákona osobní údaj, který vypovídá o rasovém nebo etnickém původu, politických názorech, náboženském vyznání nebo filosofickém přesvědčení nebo členství v odborové organizaci, genetický údaj, biometrický údaj zpracovávaný za účelem jedinečné identifikace fyzické osoby, údaj o zdravotním stavu, o sexuálním chování, o sexuální orientaci a údaj týkající se rozsudků v trestních věcech a trestných činů nebo souvisejících bezpečnostních opatření.

[4]

§ 11 odst. 1) Autor má právo rozhodnout o zveřejnění svého díla.