Výpočet evidenčních jednotek

Aplikace Elza při tvorbě archivní pomůcky umožňuje provést výpočet evidenčních jednotek (EJ), který probíhá pomocí funkce Výpočet a vizualizace evidenčních jednotek.

Evidenční jednotky jsou vypočteny na základě vytvořeného archivního popisu, určení jednotlivých úrovní popisu a jeho podrobnosti. Smyslem evidenčních jednotek je kvantifikace archiválií ve smyslu majetkové evidence.

Předpokladem správného výpočtu evidenčních jednotek je zpracování archivního souboru, resp. jeho části v souladu s pravidly popisu a způsobem jeho implementace v aplikaci Elza.

Východiska výpočtu:

• tvůrce popisu správně určí úroveň popisu a odliší jednotlivé druhy úrovní (série, složky, jednotlivosti a části jednotlivosti)

• v případě úrovně popisu složka správně určí typ složky

• v případě jednotlivosti nebo složky s typem archiválie určí správně typ archiválie a počet.

Výsledkem výpočtu je tabulka s řádky dle typů evidenčních jednotek určených pro zpracované archiválie a uvedením počtu těchto evidenčních jednotek.

Postup výpočtu

Jednotky popisu se prochází jako strom směrem do hloubky. Výpočet pro jednu jednotku popisu je rozdělen do několika fází. Výsledkem jednotlivé fáze výpočtu je žádná akce, zvýšení počtu evidenčních jednotek nebo ukončení posuzování hlubších úrovní. Pokud fáze není označena jako finální tak následuje přechod na další fázi.

V první fázi jsou nejprve vyjmuty jednotky popisu, které jsou propojeny s jinou jednotkou popisu a to jedním z prvků popisu: Pevné spojení nebo Souvislost s jinou EJ.

V druhé fázi výpočtu se hledá prvek popisu Další evidenční jednotky ve složce. Pokud prvek popisu existuje, započte se hodnota uvedená v daném prvku a specifikaci.

Ve třetí fázi se ověří, zda se jedná o neevidovanou jednotlivost uloženou v kartonu nebo fasciklu. Pokud ano a karton nebo fascikl nebyl doposud započten, je přidán a přeruší se další zpracování jednotky popisu včetně podřízených.

Čtvrtá fáze se provede v případě, kdy jednotka popisu je:

• složka s typem archiválie a uvedeným počtem archiválií

• jednotlivost s uvedením typu archiválie jejímž rodičem je série nebo logická složka

V uvedených případech se započte daný počet archiválií (EJ) a přeruší se další zpracování jednotky popisu včetně podřízených.

V páté fázi se započte složka s typem Množstevní EJ. K započtení dojde jen v případě, že uvedená ukládací jednotka je kar nebo fas a nebyla doposud započtena. Pokud došlo k započtení, přeruší se další zpracování jednotky popisu včetně podřízených.

Poslední fází je započtení evidenčních jednotek v případě digitální složky. Digitální složka je započtena jako daj.

Poznámka

Zjištěné hodnoty evidenčních jednotek se souhrnně uvádějí v úvodu a tiráži archivní pomůcky prostřednictvím prvku Počet evidenčních jednotek zpřístupněných archivní pomůckou.

V seznamu jednotek popisu jsou s výjimkou evidenčních jednotek karton a fascikl zobrazeny pomocí prvků Typ archiválie, Počet archiválií a příznaku EJ, který určuje, že daná hodnota je současně evidenční jednotkou.

Dále viz Typ archiválie a Výpočet a vizualizace evidenčních jednotek.