5.1.4. Fáze A - Příprava implementace

Cíle

Cíle přípravné fáze jsou:

• stanovení rozsahu implementace

• příprava projektu implementace

Způsob dosažení cíle

Fáze se zaměřuje na vytvoření projektu implementace aplikace ELZA a stanovení jeho rozsahu. Východiskem je prvotní představa business požadavků na aplikaci. Při jejich určení je vhodné vyjít z dostupné dokumentace aplikace, stávajících procesů a postupů v instituci při zpracování archiválií. Dalším východiskem pro přípravu projektu je současná IT architektura a vize jejího dalšího rozvoje. Předmětem zájme je aplikační, datová a technickou architektura souvisejících systémů s nimiž bude požadována integrace nebo, které budou sloužit pro provoz výsledného řešení.

Na základě vstupních dokumentů je možné začít realizovat kroky vedoucí ke stanovení rozsahu projektu. Tím se rozumí určení nákladů projektu, časového rozsahu, určení způsobu realizace a určení náročnosti na vlastní kapacity či jiné zdroje.

Vstupy

V kapitole jsou uvedeny vstupy pro Fázi A.

Externí dokumenty

• Dokumentace ELZA

• Legislativa související se zpracováním a zpřístupňováním archiválií

Interní dokumenty

• Vize / strategie instituce

• Interní metodické pokyny pro zpracování archiválií

Architektonické dokumenty

• Organizační struktura - s uvedením zpracovatelů archiválií, schvalovatelů archivních pomůcek a dalších souvisejících rolí

  • Součástí by měl být i popis stávajících dotčených procesů

• Současná IT architektura - včetně popisu souvisejících systémů (aplikační, datová, technická)

  • Informace o stávajících pořádacích aplikací

• Vize budoucí IT architektury - případně základní koncept vize architektury

• Koncept specifikace požadavků

Postup

Uzpůsobení metodiky

Metodika je nástrojem řízení implementace aplikace a definuje základní rámec implementace. Metodiku je možné upravit tak, aby odpovídala standardům používaným v organizaci. Typickou úpravou metodiky může být nahrazení formalizovaných výstupů za jiné již existující výstupy, či jejich obsahové upřesnění. V případě implementace ve velmi malé instituci je vhodné celou metodiku významně zjednodušit.

Návrh změn a úprav procesů

V organizaci by měly být definovány procesy, které pokrývají činnosti souvisejících s provozem aplikace. V souvislosti se zavedením aplikace je vhodné provést jejich ověření a případně připravit jejich úpravu. Typické činnosti / procesy, které by měly být zajištěny:

• Správa archivních souborů

• Zpracování a pořádání archiválií

• Propojení s digitálním archivem či úložištěm digitalizátů

• Příprava pořádacího schématu

• Schvalování archivních pomůcek

• Publikace archivních pomůcek

• Správa archivních entit

• Činnosti související se technickou správou aplikace - viz fáze C

Případné provedené procesní úpravy jsou zachyceny v dokumentu “Návrh změn a úprav procesů” a odpovídajících architektonických schématech.

Plán implementace a migrace ELZA

Tvorba plánu implementace je ústředním krokem fáze A. Pro jeho přípravu je vhodné mít připraven koncept požadavků. V něm by měly být zohledněny zájmy jednotlivých zainteresovaných subjektů. V průběhu tvorby plánu je možné požadavky dále doplnit a upřesnit s ohledem na možnosti aplikace. Při tvorbě seznamu požadavků je nutné zvážit možnost využití přímo připravených funkcí a postupů v typové instalaci aplikaci oproti nákladům a přínosům úprav na míru.

Při tvorbě plánu by měly být diskutovány možnosti specializace, které nabízí přímo aplikace v kontextu jednotlivých požadavků. Těmi jsou:

• pravidla zpracování archiválií

  • specializace prvků popisu a jejich přidávání

  • způsoby kontroly (možnost jejich upřesnění dle metodických pokynů)

  • rejstříková hesla, původci (zdroje rejstříkových hesel, jejich sdílení)

• výstupy

  • volba formátu výstupu (PDF, DOCX, HTML, TXT) a výměnného formátu XML

  • šablony (úprava obsahu a vzhledu výstupů)

  • napojení na publikační systém (automatizace publikace)

• uživatelé a uživatelské role

  • počáteční zdroj pro naplnění

  • způsob provádění změn rolí (zdroj a vazba na jiné systémy)

  • způsob autentizace uživatelů

Součástí přípravy plánu je také rozhodnutí o způsobu nasazení. Dle IT vize instituce a možností instituce (finanční, IT kapacity a infrastruktura) je možné zvážit tyto formy: nasazení aplikace na vlastní infrastrukturu, pronájem infrastruktury (PaaS) či možnost kompletního outsourcingu (SaaS).

Na základě výše uvedených zjištění je možné připravit vlastní plán implementace, tj. specifikace činností v čase, odhad jejich rozsahu (pracnosti), určení, jakou formou a kdo je bude realizovat (interně či dodavatelsky). Tímto postupem je možné také stanovit finanční náklady provedení implementace.

Zpřístupňování aplikace uživatelům

Při plánování implementace by v řídícím výboru projektu měli být zastoupeni budoucí uživatelé. V tomto kontextu je vhodné určit jednoho nebo několik klíčových uživatelů. Jedním z těchto uživatelů je obvykle pracovník/metodik zajišťující soulad způsobu zpracování archiválií s obecně závaznými oborovými standardy a metodickými pokyny instituce. Aplikaci by nejprve měli začít užívat právě tito klíčoví uživatelé. Ti jsou schopni dále v organizaci předávat a udržovat znalosti týkající se aplikace a jejího nasazení.

Do plánu implementace je nutné zahrnout plán postupu zpřístupňování aplikace uživatelům, určení klíčových uživatelů, způsobu školení uživatelů a koncepci plánu pořádání v souvislosti s plánovanou migrací dat.

Výstupy

Výstupy pro fázi A mohou být (nikoliv výhradně):

• Uzpůsobení metodiky potřebám instituce

• Návrh změn a úprav procesů

  • vzniká jen pokud je relevantní změna

• Technická zadávací dokumentace pro fázi provedení implementace

  • seznam požadavků a změn v aplikaci

  • popis požadovaných integrací s dalšími systémy

  • způsob a rozsah nahrání prvotních dat

• Plán implementace a migrace Elza (časový a finanční plán)

• Upravená vize architektury IT

  • začlenění nových stavebních bloků

• Koncept plánu připojování uživatelů k aplikaci

  • zahrnuje plán způsobu zaškolení uživatelů