3.2.2. Pořádání

Horní panel

Po otevření archivního souboru se obsah horní lišty změní na navigaci v rámci archivního souboru. Kliknutím na zpětnou šipku se lze vrátit o úroveň výš. Pro změnu obsahu archivního souboru je nutno aktivovat Režim úprav.

Kontextová část horního panelu obsahuje tyto ovládací prvky:

Nastavení zobrazení

Otevře dialog pro nastavení zobrazení pořádání archivního souboru.

Umožňuje skrýt některé zobrazovací prvky, jako seznamy rodičů a potomků současné jednotky popisu, skrýt jednotlivé záložky v pravém panelu, nebo ho skrýt celý.

Správa šablon

Zobrazí šablony jednotek popisu a umožňuje jejich přejmenování nebo odstranění.

Správa šablon synchronizace JP

Zobrazí šablony synchronizace jednotek popisu a umožňuje jejich přejmenování, úpravu nebo odstranění.

Historie změn

Otevře dialog pro správu historie změn, kde lze vrátit jak změny provedené nad celým archivním souborem tak i nad libovolnými jednotkami popisu. Po potvrzení se smaže vybraná změna a všechny změny s novějším datem, které po ní následovaly.

Varování

Jednou smazané změny již nelze obnovit zpět.

V dialogu je též možné vyhledávat jednotlivé změny podle data a času jejich provedení. Pokud není nalezena změna se stejným časem provedení, je vybrána nejbližší možná. Zadání data a času se provádí v následujících formátech:

[dd.MM.yyyy HH:mm:ss]

31.12.1111 12:45:58

[dd.MM.yyyy HH:mm]

01.01.1111 12:45

[dd.MM.yyyy]

01.01.1111

Poznámka

• dd - den (01-31, je potřeba zadat vždy jako dvojčíslí)

• MM - měsíc (01-12, je potřeba zadat vždy jako dvojčíslí)

• yyyy - rok (0001 - 9999)

• HH - hodina (00-23, je potřeba zadat vždy jako dvojčíslí)

• mm - minuta (00-59, je potřeba zadat vždy jako dvojčíslí)

• ss - sekunda (00-59, je potřeba zadat vždy jako dvojčíslí)

Ve spodní části dialogu je zobrazena v seznamu označená změna, která bude vymazána. Tlačítkem přejít je možné se na vybranou změnu přemístit pokud je odsunuta mimo viditelné pole seznamu.

Synchronizovat DAO v AS

Otevře dialog pro spuštění synchronizace digitálních archivních objektů v daném archivním souboru.

Vyhledat v arch. souborech

Umožňuje vyhledávání ve všech archivních souborech.

Předchozí / Další chyba

Umožňuje pohyb v seznamu nesrovnalostí. Chybné jednotky popisu se zobrazují v prostředním panelu.

Připravit novou hrom. akci

Otevře ovládací prvek Funkce, kde je možné spustit hromadnou akci nad vybranou částí archivního souboru.

Předchozí JP s připomínkou / Další JP s připomínkou

Umožňuje přechod mezi jednotkami popisu s připomínkou vytvořenou v rámci lektorování. Číslo a text připomínky jsou dostupné v záhlaví jednotky popisu (prostřední panel) nebo v záložce Lektorování (pravý panel).

Přidat připomínku

Umožnuje přidat připomínku k archivnímu souboru nebo zobrazené jednotce popisu v rámci lektorování.

Levý panel

V levém panelu se nachází stromové znázornění hierarchie archivního souboru s možností vyhledávání. Po kliknutí na tlačítka + a - se zobrazí / skryjí potomci dané jednotky popisu.

Rozbalit

Postupně zobrazí potomky jednotlivých úrovní pod označenou jednotkou popisu.

Sbalit vše

Skryje všechny potomky a zobrazí pouze kořen archivního souboru a série 1. úrovně.

Maximalizovat / Minimalizovat

Zvětší / zmenší plochu pro zobrazení stromu.

Vyhledat

Vyhledá zadaný řetězec v hodnotách prvků popisu v rámci označené jednotky (větve) popisu.

Pokročilé vyhledávání

Zobrazí dialog pro kombinované vyhledávání v hodnotách prvků popisu (Text + Datum) nebo zadání rozšířeného dotazu dle syntaxe Apache Lucene.

Poznámka

Další možnosti vyhledávání nabízejí filtry Tabulkového zobrazení.

Ve stromovém znázornění jednotek popisu v levém panelu se standardně zobrazují hodnoty prvků Obsah, regest, Datace vzniku jednotky popisu a následující specifikace prvku Jiná označení:

• číslo jednací

• značka spisu

• spisový znak

• původní signatura

• signatura

• neplatná signatura

Poznámka

Počet zobrazených specifikací prvku Jiná označení je omezen a vychází z pořadí specifikací ve formuláři jednotky popisu v Prostředním panelu. Zobrazení je možné upravit v konfiguraci.

Použitím pravého tlačítka je možné otevřít danou jednotku popisu v nové záložce, nebo přivolat některé užitečné funkce a spustit je nad vybranou větví archivního popisu.

K dispozici jsou funkce:

• Perzistentní řazení

• Výpočet a vizualizace evidenčních jednotek

Prostřední panel

Horní část

V této části se nachází přehled rodičovských uzlů právě vybrané jednotky popisu. Kliknutím se lze přemístit na jednotlivé uzly.

Poznámka

Tuto část lze vypnout v menu Nastavení zobrazení.

Prostřední část

V prostřední části se nachází formulář vybrané jednotky popisu, který je v případě zobrazení typu Akordeon doplněn o seznam jednotek popisu dané úrovně. Při kliknutí na jednotku popisu se zobrazí její obsah.

Přejít na jednotku popisu podle pozice záznamu

Umožní přejít na jednotku popisu se zadaným pořadovým číslem záznamu v rámci daného rodičovského uzlu.

Předchozí / Další strana

Pokud počet záznamů v seznamu jednotek popisu přesáhne určitý limit, začne se seznam stránkovat. Tato tlačítka pak umožňují těmito stránkami procházet.

Skok o záznam vzad / vpřed

Umožňuje posun o záznam vzad nebo vpřed v rámci daného rodičovského uzlu.

Filtrovat

Zobrazí pouze jednotky popisu se zadanou hodnotou v rámci daného rodičovského uzlu.

Poznámka

Možnosti filtrování a přechodu mezi stránkami seznamu jednotek popisu jsou k dispozici pouze při zapnutí zobrazení typu Akordeon v menu Nastavení zobrazení.

Spodní část

Zde se nachází přehled potomků právě vybrané jednotky popisu. Kliknutím se lze přemístit na tyto uzly.

Poznámka

Tuto část lze vypnout v menu Nastavení zobrazení.

Pravý panel

Tento panel je rozdělen do několika záložek.

Poznámka

Jednotlivé záložky lze vypnout v menu Nastavení zobrazení.

Uložení

Tato záložka umožňuje spravovat ukládací jednotky (obaly) použité v archivním souboru. V seznamu ukládacích jednotek je možné filtrovat a vyhledávat dle jejich stavů (Otevřený / Uzavřený) a hodnot.

Přidat - Uložení

Umožňuje vytvořit novou ukládací jednotku (jednotlivě / hromadně).

Označení více UJ

Přepíná zobrazení s možností označení více ukládacích jednotek za účelem provedení jejich hromadné úpravy.

Provést akci

Těmito tlačítky je možné provádět jednotlivé nebo hromadné úpravy ukládacích jednotek. Na výběr jsou následující akce:

Změnit stav na: Uzavřený

Uzavře vybrané obaly.

Změnit stav na: Otevřený

Označí obaly jako otevřené.

Upravit

Umožňuje upravit číslo a další popis ukládací jednotky.

Odstranit

Odstraní prázdný obal.

Poznámka

• Uzavřené ukládací jednotky není možné připojovat k jednotkám popisu (nejsou nabízeny při editaci prvku Ukládací jednotka).

• Ukládací jednotky, které jsou připojeny k jednotce popisu, není možné odstranit.

Nastavení - Uložení

V tomto dialogu je možné nastavit podrobnější způsob popisu ukládacích jednotek:

Uložení s prefixem

Ve formuláři pro popis ukládací jednotky je zobrazen prvek Prefix uložení a není nutné ho přidávat jako volitelný.

Uložení s rozsahem

Umožňuje zakládat záznamy pro rozsah ukládacích jednotek: Číslo uložení od - Číslo.

Uložení s typem ukládací jednotky

Umožňuje editovat další způsoby uložení (svazek, etuje, audiokazeta, kompaktní disk aj.).

Uložení s metráží

Ve formuláři pro popis ukládací jednotky je nabízen volitelný prvek Metráž ukládací jednotky (v bm).

Uložení s lokací

Ve formuláři pro popis ukládací jednotky jsou nabízeny volitelné prvky pro popis lokace archiválií.

Poznámka

Při nastavení Uložení s typem ukládací jednotky je možné vytvářet podle jednotlivých způsobů uložení více řad shodných ukládacích čísel, a to i bez použití Prefixu / Postfixu uložení.

Omezení

Přehled omezení k danému archivnímu souboru, které byly popsány pomocí prvku Druh omezení přístupnosti. V seznamu omezení je možné filtrovat a vyhledávat dle jejich stavů (Otevřený / Uzavřený) a hodnot.

Přidat - Druh omezení přístupnosti

Umožňuje vytvořit záznam pro nový druh omezení.

Označení více DOP

Přepíná zobrazení s možností označení více druhů omezení za účelem provedení jejich hromadné úpravy.

Provést akci

Těmito tlačítky je možné provádět jednotlivé nebo hromadné úpravy druhů omezení. Na výběr jsou následující akce:

Změnit stav na: Uzavřený

Uzavře vybrané druhy omezení.

Změnit stav na: Otevřený

Označí druhy omezení jako otevřené.

Upravit

Umožňuje upravit popis daného druhu omezení přístupnosti.

Odstranit

Odstraní druh omezení.

Poznámka

• Uzavřené druhy omezení není možné připojovat k jednotkám popisu (nejsou nabízeny při editaci prvku Druh omezení přístupnosti).

• Druhy omezení, které jsou připojeny k jednotce popisu, není možné odstranit.

Přílohy

Umožňuje spravovat soubory přiložené k archivnímu souboru, které je možné připojit ke konkrétním jednotkám popisu pomocí prvku Příloha.

Přidání přílohy ze souboru

Přidá novou přílohu.

Stáhnout

Uloží soubor přílohy na disk.

Nahradit

Nahradí soubor připojený k příloze.

Odstranit

Odstraní přílohu.

Nesrovnalosti

V této záložce jsou uvedeny všechny chyby, nacházející se v archivním souboru, které porušují pravidla pořádání zvolená pro daný archivní soubor.

Nastavení

Seznam jednotek popisu, u kterých bylo změněno nastavení zobrazení pravidel kontroly (viz Nastavení zobrazení pravidel kontroly JP).

Lektorování

Správa lektorování, vytváření protokolů (posudků) a připomínek a jejich vyřizování. V přehledu je možné zobrazovat jednotlivé posudky a obsažené připomínky filtrovat dle stavu (Otevřená, Vypořádaná, Odmítnutá, Neplatná) a typu (Zásadní, Doporučující, Drobná).

Přidat připomínku - Archivní soubor / Jednotka popisu

Umožňuje vytvořit novou připomínku k celému archivnímu souboru nebo zobrazené jednotce popisu v rámci vybraného posudku.

Stáhnout

Uloží protokol s připomínkami ve formátu CSV na disk.

Nastavení lektorování

V tomto dialogu je možné zakládat nové posudky lektorování, dále je spravovat a přidělovat k nim uživatelská oprávnění.

Změnit druh

Umožňuje změnit typ vybrané připomínky dle její závažnosti (Zásadní, Doporučující, Drobná).

Úprava připomínky / komentáře

Umožňuje změnit typ a text připomínky nebo upravit text posledního komentáře.

Potvrdit komentář

Potvrdí text komentáře k vybrané otevřené připomínce bez současné změny jejího stavu.

Poznámka

Úprava připomínky je možná pouze do okamžiku potvrzení prvního reagujícího komentáře.

Režim úprav

nebo

Kliknutím na tlačítko Povolit úpravy se aktivuje režim úprav. Tento režim umožňuje upravovat jednotky popisu a jejich prvky.

Upozornění, že jednotka popisu obsahuje nesrovnalosti. Při najetí na tuto ikonu se zobrazí jejich popis a přehled chybějících prvků.

Potvrzení, že jednotka popisu je v souladu s uplatněnými pravidly.

Upozornění, že prvek popisu obsahuje chybu. Při najetí na tuto ikonu se zobrazí její popis.

Jednotky popisu

Přidat Jednotku popisu

Při najetí myší na tuto ikonu se otevře směrové menu pro přidání jednotky popisu.

Před

Přidá novou jednotku popisu v seznamu umístěnou před současnou.

Pod

Přidá novou jednotku popisu na úroveň pod právě vybranou jednotkou popisu.

Za

Přidá novou jednotku popisu v seznamu umístěnou za současnou.

Na konec

Přidá novou jednotku popisu na konec seznamu.

Pro přidání nové jednotky popisu je třeba zvolit požadovanou úroveň popisu. Na výběr je možnost založení jednotky popisu ze šablony nebo vytvoření více jednotek popisu najednou.

Jednotku popisu je možné založit také importem ze souboru nebo zkopírováním z jiného archivního souboru.

Poznámka

Tímto způsobem lze použít některé z pořádacích schémat jednotlivých typů archivních souborů, která jsou dostupná na webových stránkách Ministerstva vnitra ČR nebo byla vytvořena v rámci daného archivu a nacházejí se například ve vzorovém archivním souboru.

Prvek popisu

Otevírá formulář pro výběr prvku popisu.

Odemknout vše zamčené

Odemkne všechny uzamknuté prvky popisu.

Nastavení opakovaného kopírování hodnot všech PP

Nastaví opakované kopírování všech hodnot editovaných u dané jednotky popisu do každé nové jednotky popisu na stejné úrovni.

Nastavení zobrazení pravidel kontroly JP / Rozšíření

Nastavuje míru kontroly chyb v jednotkách popisu a rozšíření způsobu tvorby archivního popisu o další prvky.

Základní

Základní kontrola chyb.

Ukládací jednotky

Kontroluje chyby v zadání ukládacích jednotek nebo jejich absenci u jednotky popisu.

Referenční označení

Kontroluje absenci prvku Referenční označení u jednotky popisu.

Pořadové číslo

Kontroluje absenci prvku Pořadové číslo u jednotky popisu.

Rozšíření způsobu tvorby archivního popisu

Pořadí uložení

Katalogizační záznamy

Kvantita strukturovaně (ZP 5.2.4)

Technika záznamu strukturovaně (ZP 5.2.8)

Historie změn jednotky popisu

Otevře dialog historie změn v kontextu pro právě otevřenou jednotku popisu.

Smazat jednotku popisu

Smaže vybranou jednotku popisu.

Speciální znaky

Zobrazí okno s editovatelnou nabídkou pro vložení speciálních znaků.

Přidat připomínku

Přidá připomínku k zobrazené jednotce popisu v rámci lektorování.

Další možnosti

Vytvořit šablonu

Vytvoří novou šablonu.

Použít šablonu

Použije šablonu na právě zobrazenou jednotku popisu.

Kopírovat UUID jednotky popisu

Zkopíruje UUID jednotky popisu, které je možné využít například pro vyhledání jednotky popisu při editaci prvku Pevné spojení.

Synchronizovat JP ze zdrojových AS

Synchronizuje jednotky popisu propojené pomocí prvku Pevné spojení dle zvolené šablony synchronizace.

Prvky popisu

Kopírovat hodnoty prvku popisu z předchozí jednotky popisu

Zkopíruje hodnotu prvku popisu z předchozí jednotky popisu na stejné úrovni.

Nastavení opakovaného kopírování hodnot prvku popisu

Přepínací tlačítko, které při zapnutí kopíruje prvek popisu se zadanou hodnotou do každé nové jednotky popisu na stejné úrovni.

Nastavení zamknutí úprav hodnot prvku popisu

Přepínací tlačítko, které uzamkne prvek popisu proti úpravám. Lze odemknout také pomocí tlačítka Odemknout vše zamčené v záhlaví jednotky popisu.

Odstranit prvek popisu včetně všech hodnot

Odstraní prvek popisu včetně všech hodnot.

Přidání prvku

Přidání hodnoty opakovatelného prvku popisu.

Poznámka

Pořadí hodnot opakovatelných prvků popisu ve formuláři jednotky popisu je možné měnit přetažením myší.

Načtení prvku ze souboru

Načtení hodnoty prvku ze souboru.

Zobrazit v mapě

Zobrazí hodnotu souřadnic na mapě.

Zkopírovat do schránky

Zkopíruje hodnotu do schránky.

Export prvku

Uloží hodnotu prvku do souboru.

Modul Archivní entity

Otevře modul Archivní entity, kde je možné vyhledat entitu, popřípadě vytvořit novou, a připojit ji jako přístupový bod.

Nastavení hodnoty na „výjimka“

Nastaví hodnotu na „výjimka“ z důvodu nezjištění, neexistence nebo neuvádění na základě výjimky z pravidel.

Odstranit hodnotu

Odstraní vybranou hodnotu prvku.

Chyba

Upozornění, že prvek popisu obsahuje chyby. Při najetí na tuto ikonu se zobrazí její popis.