6.6.1. Struktura souboru

Export pomůcky má tři logické části:

Entity popisované v archivní pomůcce jsou také obvykle napojeny a odkazují se na další související objekty. Konkrétně se jedná o:

V obrazu pomůcky ve formátu EAD je samostatně uložen strukturovaný úvod pomůcky, viz: Uložení úvodu a prvků popisu tiráže.

Část control

Řídící část slouží k popisu exportovaného souboru, informací o času vytvoření a aplikaci v níž byl export vytvořen, zachycení částí úvodu a tiráže.

control/recordid

Jako identifikátor záznamu se uloží interní označení výstupu, při jeho nedostupnosti se použije jméno výstupu.

control/filedesc

Základní převážně bibliografické informace o archivní pomůcce v souboru uložené. Povinně obsahuje podřízený element titlestmt, kde je uvedeno jméno archivního souboru (element titleproper) a jméno archivní pomůcky (element subtitle).

Atribut encodinganalog obsahuje číslo archivního souboru.

control/filedesc

Část obsahuje popis archivního souboru. Je užita primárně pro uložení informací nacházejících se na titulním listu v úvodu a tiráži archivní pomůcky.

Podrobněji viz Uložení úvodu a prvků popisu tiráže.

control/maintenanceagency

Část umožňuje definovat instituci, která archivní pomůcku vytvořila. Uvádí se identifikátor archivu z číselníku PEvA a jméno archivu.

Příklad:

<ead:maintenanceagency>
  <!-- Identifikátor z číselníku archivů -->
  <ead:agencycode localtype="PEvA">225101010</ead:agencycode>
  <!-- Jméno archivu -->
  <ead:agencyname>Státní okresní archiv Hradec Králové</ead:agencyname>
</ead:maintenanceagency>

Část jednotek popisu

Část je tvořena jednotkami popisu archivní pomůcky a začíná vždy na úrovni archivní soubor. V každé úrovni jsou zachyceny příslušné prvky popisu. Způsob uložení prvků popisu je v části Prvky popisu a jejich mapování.

Struktura úrovní jednotek popisu je v následující tabulce:

Úroveň popisu

Atribut level

soubor

<ead:archdesc level="fonds">

dílčí list

<ead:c level="subfonds">

série

<ead:c level="series">

složka

<ead:c level="subseries">

jednotlivost

<ead:c level="item">

část jednotlivosti

<ead:c level="otherlevel" otherlevel="itempart">

Identifikace jednotky popisu

Každá jednotka popisu uložená v EADu by měla obsahovat svůj jednoznačný identifikátor. Tento jednoznačný identifikátor slouží pro její přesné určení a identifikaci. Identifikátor má podobu URI a ukládá se do atributu base. Identifikátor musí odpovídat standardu LinkedData. Doporučená struktura pro archivy v ČR je: http://archdesc.nacr.cz/dids/<ID>.

Příklad:

<ead:c level="series"  base="http://archdesc.nacr.cz/dids/b0f4a6e4-7b3b-4ce1-85e0-c746904ce126" >
...
</ead:c>

Pomůcky k části archivního souboru

Archivní pomůcka může popisovat celý archivní soubor nebo jen jeho část. Pokud je popisována jen část archivního souboru (jeho vybrané části), tak na nadřazených úrovních se musí tato skutečnost vyznačit. Nekompletně popsané popsané úrovně popisu jsou označeny pomocí elementu <otherfindaid>. Element neobsahuje odkaz na konkrétní jinou pomůcku, ale je informací o tom, že tato pomůcka může existovat nebo bude v budoucnu vytvořena.

Příklad - zachycuje nekompletně popsanou úroveň s3S:

<ead:c level="series">
  <ead:did>
    <ead:unittitle>s3</ead:unittitle>
  </ead:did>
  <ead:otherfindaid localtype="MightExist">
    <ead:p>Pro úroveň popisu existují nebo vzniknou další archivní pomůcky.</ead:p>
  </ead:otherfindaid>
  <ead:c level="series">
    <ead:did>
      <ead:unittitle>s3.1</ead:unittitle>
      ...
    </ead:did>
  </ead:c>
</ead:c>