3.3.1. Archivní entity

Archivní entity slouží pro několik účelů:

  • podklad pro elektronické vyhledávání

  • identifikace původce archiválií (viz ZP 7.3)

  • přístupový bod, tj. popis role entity ve vztahu k jednotce popisu (viz ZP 7.3)

  • automatizovaná tvorba rejstříků v tištěných výstupech (viz ZP 7.3)

  • strukturovaný zápis informací a jejich neopakování

Archivní entity vznikají přímo v informačním systému Elza nebo mohou být přebírány z jiných informačních systémů (například CAM). Archivní entity je možné také hromadně importovat pomocí výměnného formátu.

Každá archivní entita má definovánu třídu archivní entity a oblast do níž patří. Záměnně s termínem archivní entita lze používat termín přístupový bod a to v situaci, kdy je entita spojena s archivním popisem v rámci archivního souboru.

Třídy archivních entit

Třídy archivních entit jsou definovány v metodice Základní pravidla. Třídy jsou hierarchicky uspořádány.

Příklady tříd archivních entit: korporace, administrativně vymezená území s vlastní správou, sdružení organizací, osoba, bytost, zvíře, dílo, výtvor, názvy společenských, dětských her, …

Do některých tříd archivních entit nelze nové záznamy zadávat přímo, ale přes specializované moduly. Jedná se o modul osoby, který je určen pro práci s osobami, korporacemi, rody a událostmi.

Oblasti archivních entit

Archivní entity je možné členit na jednotlivé oblasti. Funkcionalita umožňuje vytvářet vzájemně oddělené skupiny archivních entit. Způsob členění na oblasti není přímo dán metodikou. Ve výchozím nastavení je v aplikaci dostupná právě jedna oblast. Další oblasti může vytvořit administrátor aplikace.

Podrobněji v části Oblasti archivních entit.