Kořen archivního souboru

Po založení archivního souboru se připraví jeho kořen. Automaticky je vyplněn prvek popisu Způsob pořádání a nastaven na hodnotu manipulační seznam. Jedná se o nepovinný prvek, který je možné nastavit na nižších úrovních popisu. Pokud bude k souboru vytvořena jen jedna archivní pomůcka, tak je vhodné ponechat toto nastavení zde na úrovni archivního souboru a podle předpokládaného typu pomůcky zvolit manipulační seznam, inventář nebo katalog.

Prvek Úroveň popisu je automaticky nastaven na úroveň archivní soubor.

Na úrovni archivního souboru je požadováno vložení čísla NAD. To se zadává do samostatného prvku popisu Číslo listu NAD.

Doporučenné prvky popisu

V této úrovni je doporučeno vyplnit některé další prvky popisu, které se automaticky zobrazí jako prázdné. Prvky je možné také vyplnit na nižších úrovních popisu a při sestavování archivní pomůcky budou použity hodoty z nižších úrovní.

Doporučené prvky popisu na úrovni archivního souboru:

• Přímý zdroj akvizice

• Fyzický stav jednotky popisu a technické požadavky

• Pravidla zpracování jednotky popisu

• Zpracovatel jednotky popisu

• Jazyk, písmo

• Datace vzniku jednotky popisu

Pokud archivnímu souboru odpovídá právě jedna archivní pomůcka, jsou prvky výše uvedené povinné. Prvky musí být vyplněny nejpozději před vytvořením archivní pomůcky.