Ukládací jednotka

Prvek ukládací jednotka slouží zápisu identifikátoru fyzického uložení jednotek popisu. Ukládací jednotkou se rozumí přiřazení ukládacího čísla v němž je archiválie fyzicky uložena. Ukládací čísla se zadávají na záložce Uložení.

Pod jedním ukládacím číslem je možné uložit více jednotek popisu. Jedna jednotka popisu může být v některých případech uložena pod více ukládacími čísly, tj. prvek je opakovatelný.

Při vytváření ukládacího čísla se určuje typ uložení (samostatně, karton, fascikl apod.). To umožňuje určit, zda se jedná o hromadinu. Neplatným stavem je přiřazení k jedné jednotce popisu více ukládacích čísel, které jsou hromadinami. V takovém případě by jedna jednotka popisu popisovala více hromadin, což není přípustné (s výjimkou složky manipulačního seznamu).

Pro detailní popis ukládacího čísla viz Základní pravidla 4.2.10 Ukládací číslo.

Uložení a ukládací čísla

Na úrovni archivního souboru se definují ukládací čísla, která se připojují k jednotkám popisu. Ukládací číslo musí být jednoznačné v rámci celého archivního souboru. Ukládací čísla se definují na záložce uložení.

V základní podobě je ukládací číslo 4 místné číslo s určením typu uložení (samostatně, karton, fascikl).

Typ uložení

Typ uložení je významný pro určení, zda se jedná o hromadinu a následný výpočet počtu evidenčních jednotek. V případě samostatných archiválií (například úřední kniha) se obvykle jako typ uložení uvede samostatně. V případě spisů, které jsou uloženy v kartonu se určí jako typ uložení karton.

Typy uložení jsou:

• samostatně, nikdy se nezapočítá jako hromadina
• karton, při použití se započítá jako evidenční jednotka typu kar
• fascikl, při použití se započítá jako evidenční jednotka typu fas

Složené ukládací číslo

Ukládací číslo se nemusí vyskytovat jen v jednoduché podobě sestávající z prostého čísla, ale může obsahovat i další alfanumerické znaky. Složená podoba má tuto strukturu:

<prefix><číslo><postfix>

Prefix je libovolný řetězec, stejně tak i postfix. Číslo je vždy číslo. Podle nastavení může být zleva doplněno nulami na daný počet cifer.

V aplikaci je k dispozici rozšíření Uložení s prefixem, které umožňuje zapnutí složené podoby ukládacího čísla pro daný archivní soubor.