5.1.3. Jak s metodikou pracovat

Metodika je obecným návodem pro implementaci systému ELZA. Tento návod je však nutné adaptovat na podmínky konkrétní paměťové instituce. Jednotlivé instituce se významně liší velikostí, vnitřním uspořádáním, mají odlišné zřizovatele a také velmi odlišnou zralost procesů a jejich řízení. Adaptaci metodiky lze provést před vlastní přípravou implementace nebo jako jednu z jejích první částí.

Pokud je implementace prováděna v organizaci s vyšších stupněm zralosti IT procesů (dle CMMI [4]), tak je vhodné metodiku uzpůsobit zavedeným standardům a jim i implementaci podřídit. V opačném případě je vhodné metodiku použít jako výchozí bod pro vytvoření plánu implementace a řízení jejího průběhu.

Pokud je v instituci rozvíjena architektura dle rámce TOGAF, tak je metodika jedním z dokumentů popisujících plán implementace aplikace ELZA jako stavebního bloku řešení (Solution Building Block) ve fázi E. Příležitosti a řešení (Opportunities and Solutions). Metodiku je možné používat i samostatně (bez rámce TOGAF). Proto důsledně nenavazuje na všechny architektonické dokumenty TOGAF a výchozí požadavky metodiky jsou minimalizovány.

Struktura metodiky

Metodika je rozdělena do několika částí:

• Fáze A - Příprava implementace
• Fáze B - Provedení implementace
• Fáze C - Provoz a další rozvoj
• Fáze D - Migrace dat

Na každou část je možné nahlížet jako na samostatnou fázi implementace. První tři části tvoří základní implementaci aplikace Elza a přímo na sebe navazují. Další fáze se již podrobněji věnují vybraným problémům a je možné je provádět nezávisle na základní implementaci.

Každá fáze je popsána strukturovanou formou. Popis začíná definicí cílů, a stručným popisem postupu, následuje popis vstupů (tj. předpokladů pro zahájení dané části implementace) a výstupů. Popis fází odpovídá způsobu popisu v TOGAF.

Užití metodiky

Metodika je návrhem postupu transformace obecného řešení na specifické pro danou instituci. Výsledkem transformace je sada stavebních bloků řešení, sada dokumentů popisujících konkrétní způsob implementace a zasazení aplikace do aplikační architektury instituce.

Implementační fáze jsou na sobě nezávislé z hlediska toho, jakou formou budou realizovány – zda vlastními silami instituce či externím dodavatelem. Metodika je neutrální i z pohledu způsobu nasazení aplikace Elza, tj. zda se jedná o hostovanou službu, provoz na vlastním hardware s externím dodavatelem, či implementaci vlastními silami.

Při přípravě implementace i v jejím průběhu by měly být samostatně uvažovány čtyři základní architektonické vrstvy, tj. organizační (bussines), datová, aplikační a technologická. Z důvodu časových, finančních a dalších omezení k tomu však často reálně v organizacích nedochází a je tedy nutné najít vhodný vyvážený pohled. Z hlediska implementace aplikace je výchozím bodem znalost okolí uvažovaného systému v uvedených vrstvách.

Zájmy a zainteresované osoby

Při přípravě jednotlivých fází implementace je nutné zohledňovat zájmy zainteresovaných subjektů. Tyto zájmy jdou obvykle napříč všech architektonických vrstev. V rámci definice vize projektu nebo nejpozději v době jeho přípravy je nutné dotčené zájmy a jednotlivé zainteresované subjekty identifikovat.

Konkrétními příklady zájmů ve vztahu k Elza:

• ekonomika / finanční hledisko
• legislativa a metodika (zahrnuje i různá vnitřní pravidla instituce)
• lidské zdroje
• bezpečnost (data, přístup k nim, provádění změn)
• ICT infrastruktura a požadavky IT oddělení
• publikace archivních pomůcek

Konkrétní příklady zainteresovaných subjektů:

• archivář zpracovávající archiválie
• archivář spravující archivní soubor
• vedoucí oddělení/archivu zodpovědný za pořádání a tvorbu archivních pomůcek
• metodik archivu
• ředitel instituce
• Odbor archivní správy a spisové služby MVČR jako orgán dohledu
• pracovník IT